Claves para tener éxito con tu control de inventarios

Publicado: 8 Apr 2019 Por: CONTPAQi

Tener a una persona o más dedicada a contabilizar las existencias de productos en tu almacén o bodega, es uno de los procesos indispensables para que tu empresa funcione bien, en caso de una compañía que ofrezca productos.

Esta actividad llamada control de inventarios, es el proceso que implica el seguimiento de los productos faltantes o excedentes, su organización para que sean accesibles y, además, que estén almacenados de una forma adecuada.

¿Qué sucede cuando tus inventarios funcionan adecuadamente? Puedes hacer más eficientes los tiempos y costos en el manejo de los productos y sus existencias en el almacén, y tienes a la mano el control preciso de tus inventarios, de esta manera, logras una mayor rentabilidad.

Con la ayuda de un software especializado, tienes la información a detalle de tus existencias y puedes clasificar, en tus inventarios, las características de tus productos ya sea por talla, color o estilo. Además, puedes manejar unidades de medida y peso y, cuando conoces muy de cerca tus productos, tienes la oportunidad de generar nuevas formas de comercialización.

De este modo tienes mayor control de tus inventarios y puedes manejar una operación comercial óptima.

Por ejemplo, si tus productos los compras por caja o paquetes, puedes venderlos en unidades y hasta por kilos, sin perder el control de tus inventarios. Incluso, tienes la posibilidad de crear paquetes y promociones por producto.

“La finalidad y el beneficio primordial de este control es facilitar las operaciones a las compañías y negocios para impulsar la venta de productos y servicios, equilibrando las tareas para atender la oferta y la demanda”, expone High Potential Development Center (Hipodec) de la Universidad Panamericana.

Ahora bien, en una empresa existen los registros de los inventarios físicos y los de Contabilidad. Los inventarios físicos corresponden al recuento de los productos en el almacén y los inventarios contables te ayudan evitar inconsistencias en tus costos, pues te ayudan a llevar un mejor control de tus mercancías con información como el costo promedio de algún producto, movimientos por almacén, último costo de un producto, entre otros.

Si controlas ambos inventarios obtienes beneficios como, en el caso de llevar un control de existencias de los productos, saber cuánto tienes y de qué para no perder ventas. Al conocer tus existencias, estás en la posición de atender pedidos de tus clientes o fijar tiempos de entrega. Todo con un impacto en conseguir ventas y, por consecuencia, en la entrada de flujo de efectivo en tu compañía.

Por otra parte, tener control en los inventarios en el rubro contable ayuda a saber en cuánto estás comprando tus productos y  determinar el precio final para los consumidores, evitando pérdidas.

Tipos de control de inventarios

De acuerdo con el blog EmprendePyme.net. Existen dos tipos de controles de inventarios:

  • El sistema de inventario perpetuo, también llamado permanente o constante, el cual se realiza en el día a día a través del registro de todos los productos.  
  • Sistema de inventario periódico, este tipo de control se realiza de manera periódica de acuerdo a los requerimientos de la empresa. En ocasiones para realizar este tipo de controles se requiere paralizar las actividades de la empresa.

Además dentro del control de inventarios también existen diferentes métodos para hacerlos. Entre ellos se encuentran los siguientes:

Método PEPS o Primeros en Entrar y Primeros en Salir, propone que los primeros productos en entrar son los primeros productos en salir y se quedan en el inventario los más recientes. Busca evitar que se queden productos en vencimiento.

En este tipo de método se considera que los productos que tienen más tiempo en almacén tienen menos valor que los adquiridos recientemente. Se recomienda este cuando una empresa maneja productos que tienen fecha de caducidad, perecederos o que expiran después de cierto tiempo.

Método UEPS. Este método plantea que los últimos productos en entrar son los primeros en salir; sin embargo, con este sistema corres el riesgo de que tu inventario se vuelva obsoleto.

Este método se recomienda usarlo cuando la empresa quiere obtener mayores rendimientos, pues al dejar al final los productos que se compraron primero con un costo más bajo, pueden obtener mayores ganancias con el aumento de precios.

Tipos de Inventarios

Ya te mencionamos los tipos de controles de inventarios y los métodos para hacerlos, ahora te presentamos los tipos de inventarios, que, de acuerdo con el blog Empredepyme, se realizan de acuerdo con las necesidades de cada empresa -como pueden ser la preparación de lo estados financieros, conocer la situación patrimonial del negocio, iniciar operaciones, entre otros- y a las cantidades de productos que manejen.

Método ABC. En este sistema se clasifican los productos del más caro al más barato y cuanto más caro es el producto, es menor la cantidad que debe haber.

Método CEP. Este modelo se encarga de estudiar una fórmula matemática que da como resultado la cantidad exacta de lo que deberás pedir de ciertos productos.

Punto de reorden. Para este método es necesario establecer fechas de renovación de productos y es necesario realizar un inventario previo para conocer las existencias.

Just in time. Método empleado para intentar reducir el inventario de la empresa, en este caso se piden los productos exactos. Aunque el riesgo es que puedes no satisfacer la demanda de los clientes.

Si ya tienes un control de tus inventarios, puedes mejorar su aplicación con las siguientes recomendaciones:

  • Tener un catálogo de los productos que se manejan con pequeñas descripciones y depurar periódicamente.
  • Clasificar los productos que le convengan más a tu empresa. Ya sea por ser más caros o más baratos, por proveedor, cantidad de ventas o rezago.
  • Actualizar constantemente la información recopilada y los sistemas utilizados.
  • Integrar herramientas como programas o aplicaciones que te ayuden a llevar un buen control de tu inventario.

Y si aún no tienes un inventario, toma en cuenta que puedes aplicarlo bien desde el principio y de manera regular para que alcances la meta de mejorar costos y tiempo. Considera que entre más inventarios hagas, menor es el margen de error y tendrás mayor control de tus productos.

A continuación, te presentamos algunos consejos para aplicar un inventario de una forma adecuada:

  • Establecer un proceso definiendo en primer lugar qué se debe contabilizar, qué clasificación utilizarás, qué lugares serán inventariados y qué herramientas usarás para llevar el control.
  • Evita esperar al final de año para llevar un control. Puedes implementarlos cada determinado periodo, de acuerdo a las necesidades de tu negocio, es decir, si eres una empresa que inicia operaciones, necesitas un inventario inicial. Debes tomar en cuenta el ejercicio fiscal de tu negocio para establecer los tiempos en los que realizarás inventarios.
  • Primero tienes que verificar la ubicación de todos tus productos, las existencias y su valor único.
  • Elige uno de los métodos antes mencionados para hacer tu inventario.
  • Establece un stock mínimo y uno máximo de acuerdo con la cantidad de productos que quieras conservar según los costos y las ganancias que representen.
  • Si tienes varios almacenes también es importante su clasificación.
  • La mercancía debe estar ordenada y limpia.

¿Por qué es importante contar con un control de inventarios?

Definitivamente contar con un control de inventarios bien estructurado te dará grandes beneficios. Conoce algunos:

  • Conocer los productos existentes, sus ventas y su valor, te brinda la oportunidad de tomar mejores decisiones.
  • Te permite tener mejor conocimiento de entradas y salidas.
  • Mejora la atención de servicio al cliente ya que sabes qué productos debes tener más en existencia.
  • Reduce posibles robos hormigas o mermas.
  • Te permite detectar los productos caducados.
  • Puedes organizar ofertas y promociones para liquidar artículos que estén a punto de caducar.

Beneficios de un buen manejo del control de inventarios

Y si ya existe un control de inventarios en tu empresa, pero el manejo es deficiente, también puedes tener consecuencias negativas. De acuerdo con datos publicados por la Secretaría de Seguridad Pública de la Ciudad de México en 2017, las empresas pierden hasta 14 mil millones de pesos anualmente por sustracción de mercancía o por violación a contratos de confidencialidad.

Para evitar esto, adquirir un software administrativo que incluya funcionalidades para el control de inventarios es esencial, pues te ayuda a tener un control efectivo de tu mercancía a través de:

-Generación de reportes sobre la existencia de productos

-Agregar códigos especiales a cada producto

-Realizar ajustes automáticos de entradas y salidas del almacén

-Llevar un seguimiento preciso de la mercancía al conocer su unidad de medida, peso, series, lotes, pedimentos y otras características como color, talla y estilo

La revista Artes de México, logró eficientar su sistema de control inventarios con un software de comercial, pues antes realizaban su proceso de forma manual, ocasionando una diferencia en existencias, saldos y resurtido de los productos.

Al usar un software, pusieron orden en su control y establecieron un catálogo de productos de forma clara y ordenada, logrando conocer sus entradas, salidas, existencias y productos en consignación.

Artes de México ya genera reportes oportunos para la toma de decisiones de socios y accionistas, los inventarios se encuentran controlados al 100% y ha mejorado la relación con sus clientes y proveedores.

Evita errores:

De acuerdo al portal logisticamx.enfasis.com la visión de las empresas con respecto a los inventarios debe cambiar porque un mal manejo puede llevarte a la quiebra como empresa, ya que en ocasiones, los stocks quedan descompensados y algunos productos caducan en almacén hasta quedar obsoletos.

Aquí otros factores que impactan:

  • Espacios inadecuados o insuficientes.
  • Desconocimiento de los productos y sus cuidados.
  • Acceso de personas ajenas a esta área.
  • Registros de mercancía incompleta.
  • Cambio de lugar de los productos.

Ahora bien, si al comparar los datos del inventario con los registrados en la contabilidad no coinciden, puede ser por alguna de las siguientes razones:

  1. Por robo del mismo personal o personal ajeno al área.
  2. Porque no se registraron las salidas al momento de extraer la mercancía.
  3. Registro de entrada en el área contable, pero no entró la mercancía al almacén.
  4. Tirar productos en mal estado y no registrar su salida.
  5. Productos que no entraron y sí se registraron.

Ahora que sabes la importancia de dar seguimiento a tus controles de inventarios no olvides supervisar que se apliquen de manera adecuada y pedir los reportes para una mejor toma de decisiones para tu empresa.

Mantener el control de inventarios es una de las tareas más importante dentro de las empresas, pues requiere de un método probado, disciplina y un alto grado de precisión, la combinación de estos los factores hace que sea indispensable un software que brinde el soporte necesario para que el proceso sea llevado a cabo al pie de la letra.

Existen sistemas administrativos que no sólo ayudan a llevar este tipo de control, sino que lo enlazan con la actividad comercial, de modo que las entradas y salidas por efecto de compras y ventas, así como de los movimientos internos, sean registrados, controlados y procesados.

De esta forma, el control de inventarios se vuelve un proceso automático y natural en las empresas, que brinda beneficios adicionales como incrementar las ventas, reducir las pérdidas por robo, entre otros.

Fuentes: High Potencial Development Center, Secretaría de Seguridad Pública de la Ciudad de México, Emprende Pyme, Logística

Topics: Gestión de tu empresa

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