Cómo calcular la prima vacacional

Publicado: 7 May 2019 Por: CONTPAQi

Una de las prestaciones que las empresas deben otorgar por ley a sus trabajadores es la prima vacacional. ¿En qué consiste? Los patrones deben aportar un dinero adicional a sus empleados, si estos solicitan o tienen planeado salir de vacaciones.

Esta prestación, que en términos prácticos se convierte en una obligación para las empresas, está contemplada en los artículos 76 y  80 de la actual Ley Federal del Trabajo (LFT).

El Artículo 76 del documento, por ejemplo, establece que los trabajadores que tengan más de un año de servicio en una empresa o establecimiento tienen que disfrutar de un periodo anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso podrá ser inferior a seis días trabajados.

Es decir, después de ese periodo de tiempo, los trabajadores tienen derecho a recibir un ingreso extra para pagar sus vacaciones.

Adicionalmente, el Artículo 80 de la LFT anota que la prima vacacional no puede ser menor del 25% sobre los salarios que les correspondan al trabajador durante el periodo de vacaciones. Incluso, hay casos de compañías que otorgan un porcentaje mayor al fijado en la ley; lo cual es muy positivo.

¿Cómo se calcula la prima vacacional?

Recordemos que por ley, cada trabajador al cumplir un año en la empresa tiene derecho a 6 días de vacaciones. Por cada año adicional laborado, suma dos días más hasta llegar a un límite de 12 días. Esto de acuerdo con el Artículo 80 de la LFT.

De tal modo que para calcular la prima vacacional se debe contar con la siguiente información:

  1. Sueldo diario
  2. Días correspondientes de vacaciones
  3. Tasa de la prima, que por ley es al menos del 25%

Para hacer una operación rápida, se puede aplicar la siguiente fórmula:

Prima vacacional = sueldo diario x días de vacaciones x porcentaje de prima vacacional

  1. Pensemos en un ejemplo hipotético de un empleado que ya cumplió el año de servicio en una empresa y tiene un sueldo diario de $100; entonces:
  2. El empleado ya tiene un año trabajando en la empresa, por lo cual le corresponden sólo 6 días de acuerdo con la ley.
  3. La empresa únicamente otorga el porcentaje mínimo que dice la ley en cuanto prima vacacional: 25%.
  4. Al realizar la fórmula entonces: 100 x 6 x .25=$150

A este trabajador, le corresponde esa cantidad de dinero por concepto de prima vacacional   en un primer año de servicio. No olvidemos que los días y total a pagar incrementan de acuerdo con la antigüedad.

¿Qué cuidar al pagar la prima vacacional?

Algunas empresas pagan esta prestación en el aniversario laboral del trabajador; sin embargo, otras ofrecen la opción de entregarlo justo antes de que el colaborador tome sus días vacaciones. En cualquier caso, las empresas no deben olvidar el otorgamiento de vacaciones y el pago de la prima correspondiente.

Los trabajadores que no reciban esta prestación después del año trabajado, pueden acudir a instancias como la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo (Profedet) para recibir asesoría y saber qué hacer.

Otro aspecto que la empresa debe tomar en cuenta: la prima vacacional exenta del Impuesto Sobre la Renta (ISR). Así es, hay una excepción para los ingresos por concepto de prima vacacional de pagar ISR; y esto cuando la prima vacacional equivale a 15 UMA (Unidad de Medida y Actualización); es decir, 1,209 pesos. La que exceda de ese límite si será gravable con ISR.

Haz un balance y elige la que más convenga al trabajador.

Aliados tecnológicos para cumplir

Este tipo de obligaciones (aguinaldo, primas, días vacaciones) no deben pasarse por alto al hacer el cálculo de la nómina digital. No importa si estás a cargo del pago de 10 o mil colaboradores, muchas veces recordar las fechas de ingresos y periodo de descanso puede resultar complejo. Esto no sucederá más si utilizas un software de nómina que ya trae precargadas las prestaciones de ley federal y además puede configurarse para agregar prestaciones adicionales, si es que tu empresa las otorga, e información adicional sobre los empleados.

Estos sistemas, incluso, te ayudan a cumplir con prestaciones de ley como la prima vacacional.

Un software de nómina te permitirá, primero, cumplir con la obligación fiscal de llevar la nómina digital con el CFDI 3.3 y complemento 1.2, basados en el Anexo 20; pagar en tiempo y forma las cuotas a los institutos de seguridad social (IMSS). Además, te ayudará a llevar un mejor control sobre las fechas de ingresos de los empleados e indicará cómo se calcula prima vacacional.

Si se trata de dar de alta a los empleados, reingresos, bajas o modificaciones salariales ante el IMSS para tener un mejor control de la antigüedad, estos programas se conectan con el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), que es la plataforma de este instituto para realizar estos movimientos.

Además, un software será tu mejor aliado a la hora de calcular la nómina en fechas críticas como reparto y pago de utilidades, aguinaldo, finales de quincena.

Cuando elijas un software de nómina, además de revisar que te garantice una actualización fiscal y obrero-patronal constante, verifica que cuente con un administrador de documentos. Esta función te permitirá agilizar la búsqueda y almacenamiento de los recibos de nómina (CFDI) de tus trabajadores, además un software de nómina te ayuda a generar diversos reportes para conocer, entre otra información, los saldos por prestaciones o cualquier otro concepto.

El Administrador de Documentos Digitales (ADD), si lo incluye, también ayuda a validar que los recibos de nóminas cumplan con los requisitos de las disposiciones fiscales, como el CFDI 3.3, y que incluyan los datos y complementos antes de presentarlos ante la autoridad fiscal.

Deberá generar el archivo XML correspondiente al pago de nóminas, necesario para anexarlo a la Contabilidad Electrónica e incluso, que pueda conectarse con tu banco para facilitar la dispersión de sueldos y salarios.

Con un software de nómina de última generación, tendrás la certeza de que tus cálculos son precisos y no tendrás diferencias entre tu información y la que envías al SUA, con sus reportes de conciliación.

Asimismo, debe adaptarse fácilmente a tus procesos de cálculo y a los criterios de tu empresa. De igual forma, checa que incluya la opción de integrarse con los sistemas de pago electrónico de los principales bancos.

Un programa puede ayudarte a incluir cédulas de trabajo que faciliten la elaboración de tu declaración anual de sueldos y salarios y debe realizar simulaciones de cálculo de tus impuestos.

También, tiene que permitirte realizar de forma masiva constancias de percepciones y deducciones y el cálculo del ISR anual para cada empleado, emitir recibos electrónicos de nómina y asignar automáticamente el régimen de tus empleados.

Recuerda, un software de nómina es el mejor aliado de tu negocio.  

Fuentes: Ley Federal del Trabajo, Profedet, Ley del Impuesto Sobre la Renta, Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta, Silvia Ávila, contador público.

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Topics: Gestión de tu empresa

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