¿Cómo elegir un software de administración?

Publicado: 18 Feb 2019 Por: CONTPAQi

De todas las horas que inviertes en hacer crecer tu negocio, muchas puedes dedicarlas a realizar actividades igual de importantes. Por ejemplo, la planificación, lograr objetivos y definir nuevas metas. Te has preguntado: ¿Cómo mejorar tus ventas? ¿Cómo conseguir más clientes? ¿Cómo establecer políticas de cobranza? ¿Identificar los productos más vendidos y cuáles generan mayores utilidades? ¿Cómo cumplir con las obligaciones fiscales más recientes? ¿Cómo agilizar tu facturación electrónica?

Aquí de decimos cómo hacerlo aprovechando las tecnologías de la información, específicamente a través de un software administrativo. Si lo usas, además de alcanzar objetivos, verás beneficios tangibles de negocio.

Porque no sólo se trata de ahorrar y simplificar el tiempo invertido en las tareas administrativas de la empresa, y cuando anotamos “tareas administrativas” nos referimos a las acciones relacionadas con la emisión y recepción de facturas electrónicas, seguimiento a clientes y proveedores, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, ventas y control de inventarios, entre otras. También se trata de establecer una planificación y organización de la dirección y que esta llegue hasta el equipo que realiza, justamente, las actividades administrativas.

Con un software administrativo, no sólo puedes gestionar los procesos cotidianos de la administración de la empresa, también, si lo aprovechas al máximo, defines estrategias que impacten el crecimiento y competitividad de diferentes áreas de la compañía y del negocio como tal.

Este tipo de tecnología, por ejemplo, te brinda la posibilidad de generar reportes específicos, con información detallada y confiable, de las ventas o clientes. El objetivo es darles un seguimiento adecuado y tomar mejores decisiones a partir de esos indicadores.

Vayamos por pasos: ¿qué puedes lograr con un software administrativo?

De acuerdo con cifras del Centro para el Desarrollo de la Competitividad Empresarial, correspondientes a 2018, en México hay 4 millones de empresas, de las cuales un  97% pertenecen al sector de las PyMEs.

La situación de este tipo de negocios es grave, pues los datos de dicho organismo reportan que 75% fracasa en los primeros 2 años de vida porque tienen una dirección reactiva e improvisada, no prevén problemas en su administración, ventas, producción, distribución, comercialización, estrategias de Mercadotecnia y servicios al cliente, entre otros problemas.

Por tal motivo, los dueños, gerentes y directores generales, principalmente, están preocupados por el crecimiento del negocio, capacitación del personal, incrementar sus ingresos y utilidades.

Estas problemáticas principalmente surgen por un desconocimiento del negocio, donde la mayoría de los empresarios desconocen la situación financiera de su empresa debido a que no llevan controles y registros necesarios como:

  • Ingresos y egresos
  • Rotación de inventarios de acuerdo con sus existencias
  • Acumulación de cuentas por cobrar y por pagar
  • Integración de ventas a crédito y contado
  • Comercialización de productos por grupos para saber cuál se vende más

 

En general, no tienen elementos para la toma de decisiones y muchas veces basan sus decisiones en una administración empírica o en una administración personal.

Los empresarios, por lo general, llevan un control de su negocio en la mente, no hay control de sus recursos humanos y financieros, de sus ventas y cobranza, su planificación, organización y dirección no son las más ordenadas.

Como consecuencia, desconocen la situación real del negocio, además de que no poseen los elementos para establecer objetivos y hacer una medición. Es ahí donde cobra importancia el uso y aprovechamiento de un software administrativo o comercial.

La meta como empresario es ser próspero y para alcanzar objetivos como este debe tener una claridad en la definición de la administración y reflexionar sobre el estado de salud del negocio. Para conocer este último, no hay otra opción que el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información, en específico un software.    

Entre los beneficios más importantes de contar con un sistema de administración digital, está la integración de los procesos de compras, estados de cuenta para clientes y proveedores, ventas, facturación electrónica e inventarios, entre muchos otros.

De igual forma, simplifica y facilita actividades operativas como la captura de datos y registro de información, sobre todo la de carácter comercial.  Si el software tiene las configuraciones adecuadas y el uso necesario, invariablemente habrá una reducción de costos en las operaciones y, principalmente, errores, agilizando la entrega de información primordial de la empresa.

Los recursos humanos trabajarán en tiempo y forma, en equipo, compartirán información y tendrás en tus manos datos que facilitarán un análisis seguro y confiable para motivar o fortalecer el crecimiento de tu empresa.

 

Beneficios de un software administrativo

Enlistemos algunas de las razones para usar este tipo de tecnología:

  • Ayuda a impulsar las ventas de tu negocio con rentabilidad, ya que puedes conocer la existencia de tus productos y la rotación que tienen en tus inventarios, para, por ejemplo, atender pedidos oportunamente. Puedes integrarlo a otras tecnologías como un CRM para facilitar el seguimiento a prospectos, fortalecer la comunicación con clientes y armar paquetes de acuerdo con la existencia de tus productos; entre otras ventajas.
  • Facilita la emisión y recepción de CFDI. Con este sistema cumples con la obligación de emitir facturas electrónicas y dar continuidad a tus actividades comerciales de acuerdo con las nuevas disposiciones. Sobre todo, no detienes tu negocio en cuanto ventas, pago de facturas e ingresos. Asimismo, de acuerdo con el tipo de operación también puedes emitir notas de cargo, recibos de honorarios y cartas porte.
  • Tienes certidumbre en la emisión de facturas electrónica, porque en primer lugar estarás seguro de generar y enviar comprobantes digitales con las disposiciones más recientes, como es el CFDI en su versión 3.3 o Factura 3.3; tendrás la oportunidad de aplicar una revisión previa antes de emitirlas para corregir posibles errores u omisiones. Además, en caso de que necesites una Cancelación de CFDI con aceptación de receptor –otra de las obligaciones fiscales más recientes– podrás generarla sin problemas.
  • Conoces mejor a tus clientes y proveedores, pues mediante un catálogo puedes registrar sus datos y así agilizar su facturación, además de ubicarlos por ciudad, ejecutivo de cuenta, nivel de ventas y cotizaciones, entre otra información. De este modo, puedes generar reportes que ayuden al análisis de las acciones con clientes y proveedores.

    Además puedes consultar el estado de la cartera de tus clientes para establecer, entre otras cosas, acciones de cobranza por cliente a nivel individual o grupal, así como avisos de liquidación de facturas.
  • Facilita el control de tus cuentas y gastos. Tienes la visibilidad de tus recursos financieros, gastos por comprobar y gastos e intereses financieros, registras la compra de activos y además generas la póliza de amortización.
  • Controlas tus inventarios y sus costos. Puedes asignar el margen de utilidad de cada producto y características de tus productos, puedes hacer ajustes físicos a tus inventarios y tienes el manejo de costos de acuerdo con tus necesidades.
  • Agilizas la consulta de tu información comercial. Este tipo de software facilita la captura y búsqueda de datos, consultas movimientos de compra y venta y generas reportes de clientes y productos.

 

¿Cómo elegir un software administrativo?

  • Un primer punto, es el costo del software. Evalúa la inversión que debes hacer respecto a los beneficios que este te ofrece en cuanto la automatización de procesos y actividades, generación de información y cumplimiento de obligaciones fiscales.
  • En segundo lugar, la adaptación al giro y tamaño de tu empresa. Piensa que si eres una pequeña o micro empresa únicamente requieres controlar ciertos procesos, como las ventas, clientes, proveedores, cobranza y facturación electrónica. Si tus operaciones crecen, un buen software administrativo deberá sumar las funciones que necesites en el camino a la consolidación.
  • Toma en cuenta los cambios constantes establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT): actualización a la versión 3.3 de la Factura Electrónica, Cancelación de CFDI con aceptación del receptor y emisión del Recibo Electrónico de Pagos (REP).
  • Servicio de timbrado ilimitado para CFDI. Elige un sistema que en la facturación electrónica te permita la emisión de comprobantes con folios fiscales (timbrado) ilimitados. Esto ayudará a reducir gastos, porque muchos proveedores de software incluyen este servicio como adicional al no contar con la autorización por parte del SAT para ser un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación).

En este punto, verifica que el PAC esté en la lista del SAT para tener la certidumbre de que es una empresa autorizada por dicho organismo para timbrar los CFDI.

 

¿Qué necesitas para implementarlo en tu empresa?

Después de revisar esos aspectos, también es importante conocer la experiencia, especialización y trayectoria del fabricante de software en el mercado. Las posibles certificaciones o autorizaciones que tiene de organismos o instituciones.

Por ejemplo, hay negocios que tienen la autorización por parte del SAT como Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) y periódicamente son revisados en cuanto a su disponibilidad de servicio para timbrado de facturas electrónicas, que debe ser las 24 horas, los siete días de la semana y 365 días del año. Deberá mantener la integridad, privacidad, seguridad y disponibilidad de la información para los contribuyentes.

El SAT cada cierto periodo realiza auditorías a las empresas que son PAC a fin de que cumplan con estos aspectos. Preguntar si la empresa no ha tenido problemas en las revisiones del SAT, te da certidumbre de la eficiencia y efectividad de su servicio. Este dato lo puedes consultar en el perfil empresarial del desarrollador de software o PAC, disponible en su página web.

Como recomendación adicional sobre el prestigio del proveedor, revisa que esté certificado por organismos o instituciones del sector de Tecnologías de la Información para avalar sus métodos de seguridad. Por ejemplo, la Certificación Internacional ISO 27001 avala que el proveedor cuenta con la infraestructura tecnológica y procesos que garantizan la seguridad de la información en cuanto a confidencialidad, integridad y disponibilidad.

De manera más operativa, antes de adquirir tu software administrativo asegúrate de contar equipo de cómputo actualizado. Además, revisa si la marca te ofrece servicios como capacitación y soporte técnico, disponibilidad de materiales de aprendizaje como manuales, FAQs, tutoriales o podcast, entre otros recursos; y una red de distribuidores disponible en diferentes puntos del país que brinde asesoría.

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Topics: Innovación

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