Cómo elegir un sistema de facturación electrónica

Publicado: 18 Feb 2019 Por: CONTPAQi

A estas alturas, la digitalización no debería ser extraña en la dinámica de los negocios mexicanos. Trámites como el pago de tenencias o licencias de operación, por mencionar algunos, ya se realizan de esta forma: a través de Internet, principalmente, sin que tengamos que movernos de nuestra casa u oficina.

En estas actividades y pensando en un término más empresarial, se encuentra la facturación electrónica, obligatoria desde 2011 para todos los contribuyentes.

¿Cómo cumplir de mejor forma con esta obligación y, además, con beneficios adicionales para tu negocio? Aquí te decimos. 

Recordemos que al emitir y entregar facturas en papel, existían problemáticas que la facturación electrónica combatió. A saber:

  1. Emisión: Costos de impresión
  2. Entrega: Gastos asociados con el envío y extravío de documentos
  3. Recepción: Pagos adicionales por comprobación apócrifa
  4. Conservación: Costos y errores de registro; gastos por almacenamiento tanto para el emisor como para el receptor y pérdida de documentos

 

Fuesen de papel o electrónicas, las facturas, en un inicio de la obligación, no estaban exentas de tener errores tipográficos o en los conceptos por la captura manual, que derivaban en inconsistencias al comprobar actividades comerciales, calcular y pagar impuestos, retenciones u otras operaciones; y que a su vez hacían obligatoria la presentación de declaraciones complementarias, pago de multas o recargos que generaban mayores cargas de trabajo en las áreas administrativas y contables, al intentar resolver estos problemas.

Por tal motivo, la autoridad fiscal aplica constantes mejoras en estos detalles. En 2018 el Servicio de Administración Tributaria (SAT) implementó la obligatoriedad de emitir el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) versión 3.3 –también conocido como factura electrónica 3.3–, que precede a la modalidad 3.2.

De acuerdo con el SAT, la versión 3.3 de la Factura Electrónica tiene mayor calidad de información y la medida involucra a 10 millones de contribuyentes, entendiendo que en el país el comprobante digital (o CFDI) es el único medio de comprobación fiscal reconocido y válido en las disposiciones fiscales y es obligatorio para quien realice actividades económicas, percibe un ingreso o realiza la retención y pago de nómina.

No obstante, esta transición no fue implementada al ritmo que el SAT hubiera esperado, afirmó Pedro Carreón, socio de Impuestos de PwC.

Carreón indicó que hasta inicios del año pasado había contribuyentes que aún no renovaban su sistema de facturación: “ello les impedía reconocer o leer las facturas electrónicas 3.3. Esta situación además de hacerles caer en incumplimiento de obligaciones tributarias, también afectaba su flujo de efectivo al no poder cobrar o efectuar pagos a clientes y proveedores”.

 

Las principales dificultades que han enfrentado y solucionado los contribuyentes tienen que ver con:

  1. Conocer a detalle los nuevos cambios, sobre todo las nuevas reglas y guías de llenado.
  2. Saber y manejar los catálogos de claves para productos y servicios, así como de método y forma de pago, y las diferentes combinaciones que pudieran tener las claves al momento de generar las facturas.
  3. Enterarse de las facilidades que el SAT establece para ejecutar las reglas de operación y, sobre todo, tener presente la fecha en la que concluyen. 
  4. Uso de complementos para CFDI, como el Recibo Electrónico de Pagos (REP).
  5. Cuidar el desglose y cálculo de impuestos que ahora se solicita como dato.

 

Esto hace que su emisión sea lenta o se postergue, dado que los emisores ahora deben incluir más información.

Con todo, la Facturación Electrónica ya está entre otros. De acuerdo con cifras del SAT, correspondientes al primer semestre de 2018 de su Informe Tributario y de Gestión, en México se emitieron 3 mil 222.3 millones de facturas: 2.6% más que en el mismo periodo de 2017. Lo anterior implicó que se emitieran 206 facturas por segundo.

El uso de la Factura Electrónica, no obstante, es un elemento de modernización y digitalización en las empresas, sin importar su tamaño y giro.

Su uso permitirá rellenar declaraciones y pedimentos, alinear procesos, reorganizar áreas, simplificar o eliminar declaraciones, agilizar el cumplimiento de otras obligaciones como la Contabilidad Electrónica y, sobre todo, simplificar la comprobación, seguimiento y establecimiento de actividades entre clientes y proveedores, al eliminar errores en todos estos procesos.

A las empresas les toca estar informadas y preparadas para emitir facturas electrónicas. No permitas que la tecnología sea un obstáculo para tu negocio y mejor conviértela en un aliado.

Un software para facturas electrónicas ayudará en mucho en esta acción. Además de colaborar en el cumplimiento de obligaciones fiscales, controlará la emisión y recepción de CFDI, organizará de mejor forma tus comprobantes fiscales, facilitará el obtener información oportuna sobre estos y agilizará las transacciones comerciales para tus clientes y para ti.

Nueva llamada a la acción

¿Cómo elegir un sistema facturación electrónica?

Es probable que al buscar en internet o pedir recomendaciones hayas visto o escuchado nombres de diversos proveedores; sin embargo, antes de elegir un sistema facturación considera lo siguiente:

  1. Dependiendo del tipo de negocio que tengas, ya sea de recién apertura o estén en proceso de consolidación, primeramente debe ayudarte a cumplir y controlar la emisión de comprobantes digitales (CFDI).
  2. Debe estar actualizado para cumplir con las obligaciones fiscales. En este sentido emitir y recibir la versión más reciente de comprobantes fiscales, que es la 3.3, y el Recibo Electrónico de Pagos (REP) –también conocido como CFDI de pagos–, además de la cancelación de CFDI.

    Un punto importante aquí es asegurarse que los formatos de documentos, como por ejemplo la factura electrónica o CFDI 3.3, deberán cumplir con las disposiciones fiscales del Anexo 20, donde se indica que deberán estar basados en catálogos (clasificación numérica de proveedores, tipo de productos y servicios) indicados por el SAT.
  3. Servicio de timbrado ilimitado para CFDI. Elige un sistema de facturación electrónica que te permita la emisión facturas con folios fiscales (timbrado) ilimitados. Esto ayudará a reducir gastos, porque muchos proveedores de software incluyen este servicio como adicional al no contar con la autorización por parte del SAT para ser un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación).

    Tan sólo piensa que en algún momento de tus transacciones habrá cancelaciones, correcciones o incluso cualquier otro incidente que te haga emitir nuevamente tus facturas electrónicas; por lo que unos cuantos folios fiscales no serán suficientes.

    Cabe mencionar que al contratar los servicios de PAC hay que asegurarse que este se encuentre en la lista de proveedores autorizados del SAT.

    No olvides que, de acuerdo con la dependencia, las funciones de los PAC son validar, en cuanto a las facturas electrónicas, que todos los campos obligatorios y datos estén debidamente integrados, asignar folio fiscal (timbrado) –en el archivo XML como en la representación PDF podrás encontrarlo como UUID, siglas en inglés del Identificador Universalmente Único–, e incorporar el sello digital del SAT, que aparece señalado claramente en el CFDI 3.3.
  4. Que se ajuste a tu giro. Adquiere un programa facturación que te ofrezca soportar un aumento en el volumen de tus operaciones, además de que se adapte a tu actividad principal como vender productos o servicios.

    El objetivo es que el programa facturación sea capaz de emitir CFDI con una mayor frecuencia y rapidez para no retrasar pagos y cobros, además de almacenar tu información.

    Asimismo, que sea flexible con tus procesos de negocio para ajustarse a tu modelo de comercializar productos o servicios.
  5. Qué tipo de servicios ofrece. La facturación electrónica es vital; sin embargo, tu software debe ser capaz de generar otro tipo de comprobantes fiscales de ingresos, egresos y traslado que den legitimidad a las operaciones de tus empresas como notas de cargo y crédito, recibos de honorarios, de arrendamiento, carta porte, por mencionar algunos, debido a que también son comprobantes fiscales requeridos por la autoridad para respaldar tus diversas operaciones comerciales.

    Además, revisa qué otras características te ofrece para esos comprobantes, como por ejemplo las Addendas y Complementos, que son documentos adicionales dentro de los comprobantes donde se ofrece información adicional de un producto o servicio.
  6. El sistema facturación también deberá integrarse de forma automática y transparente a tu software contable para relacionar de manera eficiente los comprobantes digitales a las pólizas y facilitar el cumplimiento de otras obligaciones como declaraciones de impuestos y Contabilidad Electrónica.
  7. Atención a clientes y soporte técnico claro y oportuno. El sistema facturación deberá ser intuitivo; sin embargo, es importante que aclares todas tus dudas para disfrutar de sus beneficios en tu negocio.
  8. Solicita un periodo de prueba del software de facturación. El objetivo es conocer la capacidad del producto que verdaderamente cumpla y esté actualizado en cuanto a las normas fiscales. 

 

Los sistemas facturación permiten a tu empresa cumplir con sus obligaciones fiscales y, además, optimizar su operación. ¡Elige el que más te convenga!

 

Fuentes: SAT, Amexipac

Nueva llamada a la acción

Topics: Innovación

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Nueva llamada a la acción

REDES SOCIALES