Cómo elegir un software Contable

Publicado: 18 Feb 2019 Por: CONTPAQi

México es uno de los países mejor posicionados en América Latina en la emisión de Facturas electrónicas. Esta obligación, que inició en 2011 para todos los contribuyentes, sentó las bases para establecer otras relacionadas con el cumplimiento fiscal en el país utilizando diferentes tecnologías, ya sea la proporcionada por el propio Servicio de Administración Tributaria (SAT) o proveedores de software, para generar los documentos a entregar.

Una de estas obligaciones es la Contabilidad Electrónica, la cual consiste en hacer los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e impacta tanto a Personas Morales como a Personas Físicas.

Justo aquí adquiere importancia trabajar con un software contable. Principalmente, porque desde enero de 2016, todos los contribuyentes –sin importar su tamaño y giro– deben enviar su Contabilidad Electrónica. ¿En tu empresa o despacho contable están preparados para hacerlo?

Ya tienes una primera razón para actualizar a tu empresa en el uso de tecnología y adquirir un software de Contabilidad, que actualmente representa una de las adquisiciones más importantes hablando en términos de negocio y cumplimiento fiscal.

La segunda razón, igual de importante, tiene que ver con la automatización de todo el proceso de la Contabilidad: desde la captura y registro de información para simplificar actividades y tiempos, hasta la generación de reportes que nos ayuden a tener visión de las finanzas y salud general del negocio. Se trata de obtener control para la buena administración y crecimiento de tu compañía.

En un despacho de contabilidad, por ejemplo, utilizar un sistema contable apoya la generación de datos de valor para las empresas, ayuda a establecer relaciones confianza y duraderas con clientes.

La Contabilidad es esencial en las empresas. Su buena gestión, sin duda, tiene que estar sustentada en el uso y aprovechamiento de un software contable. No estar actualizado en este tipo de tecnología ocasionaría problemas como no cumplir en tiempo y forma con disposiciones y obligaciones fiscales, mayor carga de trabajo y, en casos de mayor descuido, mayor carga impositiva y posibles sanciones.

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¿Cuáles son los beneficios del software contable?

Iniciemos por los beneficios de este tipo de sistemas o programas, como también le llaman en la práctica al software contable:

 

  • Análisis de información

Puedes obtener diferentes reportes o informes para conocer la situación financiera o económica de tu negocio. Por ejemplo, un balance o estado de resultados son tipos de reportes que reflejan si la empresa está bien o mal de salud y cuál sería la medicina para ponerla en forma otra vez.

  • Asegurar la validez de facturas electrónicas u otro tipo de comprobantes digitales

No olvidemos que el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), es el documento oficial que respalda actividades de ingresos y gastos, o de pago de nómina. Los programas de Contabilidad, según la marca, incluyen herramientas que ayudan a verificar la validez de los comprobantes y de este modo asegurar su correcto registro, contabilización y cumplimiento.

  • Simplificación de actividades y procesos

El uso de esta tecnología agilizará procesos complejos como captura y registro de información, generación de pólizas y vinculación con las facturas correspondientes, sin importar el número de operaciones de la empresa.

También ayudará en el procesamiento de información para cumplir con declaraciones de impuestos, como por ejemplo la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT), en la que se registran las transacciones con proveedores, entre otros datos. Dependiendo de la cantidad de información esta obligación puede requerir mucho tiempo por parte del Contador en su elaboración.

  • Cumplir con nuevas obligaciones

Todos sabemos que desde 2018 la obligación por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT) es cumplir con la Factura Electrónica 3.3. Entre los cambios que introdujo esta se encuentra la emisión del Recibo Electrónico de Pagos (REP) para las transacciones que son pagadas en parcialidades o a crédito. Un sistema contable te ayuda a identificar las facturas relacionadas a un REP, asociarlas a través de una póliza y de este modo proceder a su Contabilización.

Así, tu proceso de Facturación se complementa en la Contabilidad, ayudando al control y cumplimiento en tiempo y forma de obligaciones fiscales para evitar multas y demás sanciones contra las empresas.

  • Gestión y Contabilización de facturas

Integrar la Facturación electrónica a la Contabilidad es vital para el cumplimiento de las obligaciones fiscales de las empresas. Una forma de agilizar este proceso es usar un software contable que recibe, almacena y organiza las facturas electrónicas, entre otros comprobantes digitales como CFDI de nóminas, CFDI de pagos, entre otros.

  • Generación de los 5 archivos XML requeridos por la autoridad fiscal

    Revisa que el software de contabilidad también te ayude a generar el catálogo de cuentas, balanza de comprobación, pólizas del periodo, auxiliar de cuenta y/o subcuenta y auxiliar de folios de los comprobantes fiscales en formato XML. Reportes precisos y oportunos
    Al elegir un
    programa de Contabilidad revisa que además de ayudarte a cumplir con tus obligaciones fiscales, también te ofrezca herramientas para obtener información y generar reportes precisos para revisar la salud financiera de tu empresa y tomar mejores decisiones.
  • Aprovechamiento de Excel®

De todos es sabido que esta solución tecnológica es querida y aprovechada por el Contador. Un software contable debe complementarse con esta herramienta, principalmente para exportar información, y de este modo simplificar aún más las actividades contables.

Incluso, algunas marcas de software de Contabilidad incluyen herramientas como Hojas Electrónicas que agilizan la generación de reportes.

Recuerda que no importa el tamaño de tu empresa, las obligaciones fiscales son las mismas y es necesario elegir un software contable que te ayude. Si eres un corporativo, mediana empresa o estas en el sector de las pequeñas empresas o micro, aquí no hay diferencias: todas deben llevar su Contabilidad y cumplir con el fisco.

De igual modo en los reportes contables se refleja información valiosa y decisiva para tu negocio, como los ingresos por ventas, gastos con proveedores y las finanzas, entre mucha otra.

Tener visión y control de esta, contablemente hablando, también ayuda a tomar mejores decisiones.

 

Impacto del software contable

Para ilustrar el impacto y, una vez más, la importancia de utilizar este tipo de tecnología en la Contabilidad de una empresa, ya sea que esta se lleve de manera interna o a través de un despacho contable o un Contador Independiente, está el análisis titulado Automatización de Procesos Contables - Administrativos y Robótica , presentado por Deloitte, en donde se destaca que incorporar la tecnología a la Contabilidad es el camino más fácil para lograr innovación de la empresa.

Otro dato relevante: la Asociación Mexicana de Capital Privado (AMEXICAP) indicó en 2017 que en México más de un millón de pequeñas empresas, micro y medianas utilizan Internet para realizar sus actividades diarias y destacó que esperaban que ese número se duplicaría en los próximos 5 años con el objetivo de facilitar los procesos contables en las empresas.

En este crecimiento, las compañías tienen un aliado: los proveedores de software contable y administrativo. Las diferentes marcas que existen en el mercado cuentan con una oferta variada y diferenciada de programas para la Contabilidad.

Los fabricantes o desarrolladores de software, en ese sentido, han sabido identificar de manera efectiva las necesidades de los clientes o usuarios de esta tecnología.

Otro beneficio de contar con un programa de contabilidad te da la oportunidad de manejar más de una contabilidad al mismo tiempo y dependiendo de la licencia que adquieras pueden trabajar varias personas al mismo tiempo, de esta forma el tiempo de trabajo se reduce.

 

¿Cómo elegir un programa contable?

Entremos en materia directamente. Aquí tienes aspectos que te ayudarán a hacer check list al momento de adquirir un software contable:

  1. Actualización permanente a las reformas fiscales
    Es muy importante asegurar que el programa de Contabilidad tenga esta característica, pues de esta dependerá que las dueños, gerentes y directores de las empresas estén tranquilos en el cumplimiento de las nuevas obligaciones.
    Por mencionar las más recientes: Contabilidad Electrónica, Factura Electrónica versión 3.3, Nómina Digital, cambios en la DIOT, declaraciones de impuestos, cancelación de CFDI con autorización del receptor (asegurarse que estén vigentes las facturas para no contabilizar aquellas que han sido canceladas) y Decreto de IVA 8% en frontera norte.
    Tu marca de software contable debe asegurar que su actualización a los cambios, en primer lugar, sea rápida y efectiva y, en segundo lugar, que cumpla efectivamente en la generación de los archivos o documentos a entregar.
    En el caso de la Contabilidad Electrónica que cumpla con los 5 archivos XML, en la versión 1.3 del Anexo 24; que es lo más reciente de esta obligación.
    Antes de adquirir, haz la siguiente pregunta: ¿qué tan rápido tu marca de software contable responde a las modificaciones fiscales? 
  2. Tecnológicamente innovador
    Incluya soluciones complementarias para llevar más fácilmente la Contabilidad. Por ejemplo, en el proceso de Facturación en cuanto la verificación, organización, clasificación y validez de los archivos XML de los CFDI.
    O, incluso, manejo de una base amplia de datos, de segmentos de negocio y seguridad de la información.
  3. Siempre funcional en la Contabilidad
    Puede ser un plato limpio, pero asegura que incluya la automatización de todos los procesos contables y configuraciones con el objetivo de que se adapte fácilmente a la Contabilidad de tu empresa a clientes, de acuerdo con su giro, cantidad de operaciones u obligaciones como contribuyentes.
  4. Manejo de reportes
    Este aspecto considera dos aspectos. El primero tiene que ver con la variedad de reportes que pueda generar el software que permitan el análisis e interpretación de datos por parte del Contador para una mejor toma de decisiones o asesoría.
    Esta característica, entre otros beneficios, ayuda a revisar que la información esté completa o esté libre de errores o inconsistencias, dando la certidumbre al proceso contable.
    Algunas marcas de software, por ejemplo, para colaborar con los reportes, integran soluciones como Tablero Fiscal, Hoja Electrónica o Reporteador.
    Si hablamos de Contabilidad Electrónica, también incluyen reportes que ayudan a verificar que los códigos agrupadores para entregar los archivos XML de la Balanza de Comprobación y Catálogos de cuentas estén bien relacionados ni haya omisiones.
    O piensa en los reportes financieros que puedes obtener utilizando un software contable. La información que incluyen apoya la alineación metas empresariales; o incluso, el planteamiento de nuevas.
  5. Automatización de procesos
    Eliminar por completo los procesos manuales, más en donde sobresale la Contabilización y la asociación del Recibo Electrónico de Pagos a las pólizas y facturas correspondientes.
  6. Facilitar la entrega de documentos
    Investiga si el software que estás evaluando ya está autorizado por el SAT como PCRDD (Proveedor de Certificación de Recepción de Documentos Digitales). La función de esta figura consiste en ser un intermediario que ayuda a entregar diferentes documentos digitales a la autoridad fiscal, como declaraciones y los archivos de la Contabilidad Electrónica (Balanza de Comprobación y Catálogo de Cuentas, principalmente), por mencionar algunos. De este modo, aseguras el cumplimiento de las obligaciones y trámites fiscales en fecha ante una posible contingencia con el portal del SAT.
    El PCRDD funciona como una ventanilla que recibe, revisa y sella tus documentos para enviarlos a la autoridad con la certidumbre de entregarte un acuse de recibo.

Además de los puntos anteriores, verifica el respaldo de la marca como distribuidores certificados que te brindan asesoría y apoyan la instalación, configuración y puesta en marcha del software contable; sea una marca con experiencia y especialización; brinde soporte técnico, capacitación, costo accesible aunque este sea un factor paritario si evalúas costo-beneficio; facilidades de pago y diferentes licenciamientos, entre otros.

Si decides entrar a esta tendencia global de adaptarte a los cambios y ser parte de estas empresas que gestionan y controlan su Contabilidad, con sus respectivos impactos en sus finanzas, balances y simplificación, a través del aprovechamiento de la tecnología; sistema contable representa un aliado para el crecimiento de tu empresa.

 

En resumen un software contable te sirve para:

  1. Automatizar tu Contabilidad, llevarla con facilidad  y con actualización.
  2. Simplificar el trabajo contable.
  3. Tomar decisiones a partir del análisis e interpretación de los reportes, estados financieros y balances generales de tu negocio.
  4. Cumplir con obligaciones fiscales más recientes.
  5. Gestión de tus CFDI y sus archivos XML.
  6. Facilita el cálculo de IVA, DIOT y DyP.
  7. Versatilidad en la generación de reportes.
  8. Agiliza la consulta de información contable y financiera para mejores decisiones.

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Topics: Innovación

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