¿Cómo elegir un software de nómina?

Publicado: 4 Mar 2019 Por: CONTPAQi

La transformación de las empresas a través del uso y aprovechamiento de la tecnología es un paso que ya no puede evitarse. Esta automatización, o digitalización, como también algunos la llaman, alcanzó al pago de sueldos y salarios a trabajadores. Sobre todo, porque en enero de 2017, cambió la manera de emitir los recibos de nómina.

Por disposición oficial, pasamos del papel al formato electrónico con la Nómina Digital; que para los contribuyentes fue establecida con el objetivo de incrementar la calidad de información que se envía a la autoridad fiscal utilizando el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) por concepto de pago de sueldos y salarios.

En términos del Servicio de Administración Tributaria (SAT), a través de la Nómina Digital se permite un mayor control en el cálculo y pago de los sueldos y salarios, manejo de las percepciones y deducciones, prestaciones y demás conceptos para los empleados.

Justo aquí, cobra importancia la adquisición y uso de un software para la nómina. Esta herramienta permite automatizar de principio a fin el cálculo, generación y pago de sueldos y salarios, cumpliendo con las obligaciones más recientes del SAT. Una de estas, por ejemplo, es el uso de la versión 3.3 del CFDI y el Complemento 1.2.

La Nómina Digital aplica para todos los negocios, registrados en el padrón de contribuyentes del SAT, que tienen personal a su cargo. Esto sin importar, su tamaño o giro, o el número de empleados que se tenga y los periodos de pago.

La digitalización y los recibos de nómina

Hacer largas filas en las cajas de las oficinas para recibir el pago de nuestro salario, pasó a la historia. Al menos en la gran mayoría de las empresas e instituciones. Lo de hoy es recibir nuestro recibo vía correo electrónico en formatos PDF y XML.

El gran cambio lo promovió la autoridad fiscal al introducir y hacer obligatorio el uso del CFDI.

Primero inició con la Factura Electrónica y posteriormente lo hizo con la Contabilidad Electrónica; que si bien en esta última no se utiliza el comprobante digital, si echa mano de los archivos XML para presentar Catálogos de cuentas y las Balanzas de comprobación, principalmente.

Después tocó el turno del pago de sueldos y salarios con la Nómina Digital. Incluso, para poder cumplir con esta, también quedó atrás el uso de Excel® para llevar el control de la nómina. Actualmente, esta herramienta queda corta para calcular deducciones y percepciones en materia de pago de sueldos; además de saber cuáles son las retenciones a realizar, entre otras acciones.

Y es que la Nómina Digital pide datos muy específicos y de igual manera los recibos de nómina también deben recibir un “timbre” por parte de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC); a fin de validar que se está cumpliendo con los cambios y obligaciones más recientes estipuladas por la autoridad.

Así que utilizar Excel® para llevar la nómina, simplemente no aplica ni sería conveniente.

De acuerdo con las encuestas de la consultora  Ray Human Capital, “las empresas son muy conscientes de la necesidad de afrontar en un plazo corto la transformación hacia un nuevo escenario digital y de los perfiles que necesitan para conseguirlo”.

Sin embargo, destacan, una falta de orientación respecto a dónde buscar esos perfiles y qué herramientas utilizar para acceder a ellos.  “La mejor manera es investigar y conocer cada una de las empresas que ofrecen estos servicios y hacer cuadros comparativos de los costos, ventajas, desventajas y funciones que realizan”, mencionan.

La Nómina Digital, no es la excepción. Para entrarle de lleno, necesitas dos elementos:

  1. Tecnología, específicamente un software de nómina, para registrar la información de los empleados, realizar el cálculo de percepciones y deducciones, hacer efectivo el cumplimiento de obligaciones, compartir información con el Departamento de Contabilidad y justo contabilizar el pago de nómina para hacerlo deducible. Utilizar un software de nómina, implica únicamente configurar los parámetros y formulas para hacer los cálculos y pagos de sueldos y salarios.
  2. Contar con los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Ya habíamos comentado que los recibos de nómina ahora son comprobantes digitales (CFDI) que, para haceros válidos, requieren la validación por parte de un tercero que hoy conocemos como PAC. Esta figura tiene como principal función validar que los recibos de nómina incluyan todos los requisitos que pide la autoridad. Una vez que lo hace, otorga un timbre para enviar la nómina al SAT y al contribuyente que la emite.

Lo que debes tomar en cuenta al elegir un software de nómina

Al considerar adquirir un software de nómina, asegura, como número uno, que esté actualizado a las nuevas disposiciones del SAT. En ese sentido, recuerda que:

  1. El SAT, requiere información congruente del pago de nómina.
  2. La autoridad modificó el Complemento de Pago de Nóminas y creó la versión 1.2 y la versión 3.3 del CFDI; vigente a partir del 2018.
  3. El CFDI de Pago de Nómina es el único medio para la obtención de información de pago a un trabajador.

Estos tres elementos deben ser cubiertos por el software de nómina. Así, tienes la certeza de que cumplirás con las disposiciones de la Nómina Digital, aseguras la emisión de tus CFDI y, asimismo, puedes almacenarlos, enviarlos vía correo electrónico, cancelar, en caso de un error o una modificación; emitir y/o reimprimir recibos de distintas sucursales, si es tu caso, entre otras acciones.

Además, con un software de nómina reduces los errores, gastos y mejoras el análisis de la información y, sin duda, debido a que la comunicación es constante entre los PAC y el SAT, aseguras que tus comprobantes son válidos.

Recomendación aparte es mantenerse actualizado sobre los cambios a las leyes fiscales, situación que te beneficia porque siempre cumplirás en tiempo y forma.

En cuanto a las obligaciones fiscales te ayudará a estar al día con todas los requerimientos y el desglose de impuestos como el ISR y otros conceptos: subsidio al empleo, cuotas del IMSS y del Infonavit, vacaciones, incidencias, prima vacacional, pago de aguinaldo y utilidades, finiquito, entre otros.

Adicionalmente, están aspectos a considerar como:

  • Capacidad de respuesta, y posterior inclusión, respecto a los cambios fiscales u obligaciones como IMSS, Infonavit, ISR, entre otros.
  • Elige un proveedor actualizado y versátil, que te ofrezca lo que tu empresa necesita.  Es decir, que sus programas sean adaptables para la gestión de tus pagos de salario y que las actualizaciones en el sistema sean constantes.
  • Contar con la seguridad suficiente de que los datos de tus empleados estarán bien protegidos y que solo tendrán acceso las personas autorizadas.
  • Soporte técnico. Busca que el soporte técnico sea efectivo, ya se en línea, por teléfono o de manera personal pero que te solucionen tus problemas de manera eficaz y rápida.
  • Estar al día con las actualizaciones fiscales es un tema importante y tu proveedor de servicios puede mantenerte actualizado e informado de estos cambios para no tener problemas con el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
  • A la hora de introducir los datos y trabajar con el software, el proceso debería ser sencillo para las personas que lo tendrán a su cargo.
  • El precio. El servicio se paga mensualmente o anualmente y qué servicios incluye.
  • La experiencia.  Toma en cuenta los años de experiencia de la empresa que ofrece el servicio.

La importancia del PAC

Un aspecto igual de importante para elegir un software de nómina consiste en que ya incluya los servicios de un PAC. Recuerda que un PAC es la figura que nos ayuda a timbrar nuestros CFDI de nómina; es decir, darles la validez que solicita el SAT de acuerdo con los cambios fiscales que ha determinado.

Si el software incluye los servicios, puede facilitar aún más las cosas y reducir los costos. Al momento de seleccionarlo, asegura que el PAC:

  • Cumpla con todas las especificaciones del complemento 1.2 de la Nómina digital y los cambios del Anexo 20 relacionados con el CFDI en su versión 3.3.
  • Costo por timbre o timbrado ilimitado.
  • Esté en la lista de PAC autorizados y vigentes del SAT.

Por qué es importante obtener un software de nómina

Una de las razones que más debería preocupar a las empresas es cumplir en tiempo y forma con la Nómina Digital, sobre todo a fin de poder deducir este gasto ante la autoridad.

Es por eso que las empresas deben prestar mayor atención a los procesos de esta nueva regla fiscal. Dicha acción se refuerza con un software de nómina de la mano de un PAC. Solo así podrás evitar caer en errores que podrían originar que los CFDIs sean invalidados o los emitas con información errónea, dando lugar a problemas para los trabajadores o la propia empresa.

Tan solo el Código Fiscal de la Federación (CFF), establece sanciones y multas por no cumplir con los requisitos de la Nómina Digital y que pueden ir de $13, 570 a $77, 580.

Esta es la información que necesitas saber para no hacerte acreedor a multas:

Artículo 83. Son infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, siempre que sean descubiertas en el ejercicio de las facultades de comprobación o de las facultades previstas en el artículo 22 de este Código, las siguientes:

Fracción:

VII. No expedir, no entregar o no poner a disposición de los clientes los comprobantes fiscales digitales por Internet de sus actividades cuando las disposiciones fiscales lo establezcan, o expedirlos sin que cumplan los requisitos señalados en este Código, en su Reglamento o en las reglas de carácter general que al efecto emita el Servicio de Administración Tributaria, así como no atender el requerimiento previsto en el quinto párrafo del artículo 29 de este Código, para proporcionar el archivo electrónico del comprobante fiscal digital por Internet.

Artículo 84.- A quien cometa las infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad a que se refiere el Artículo 83, se impondrán las siguientes sanciones:

Fracción:

IV.   Para el supuesto de la fracción VII, las siguientes, según corresponda:

a)      De $13,570.00 a $77,580.00. En caso de reincidencia, las autoridades fiscales podrán, adicionalmente, clausurar preventivamente el establecimiento del contribuyente por un plazo de tres a quince días; para determinar dicho plazo, se tomará en consideración lo previsto por el artículo 75 de este Código.

No está de más, revisar constantemente el CFF para conocer las últimas modificaciones y actualizaciones en esta materia. Por ejemplo, el SAT proporciona una Guía de Llenado en donde se explica los datos, aspectos y elementos que se deben tomar en cuanta para generar y cumplir con la Nómina Digital.

La última actualización, de acuerdo con la página del SAT, es de agosto de 2018 de dicha guía. Vale la pena revisarla, ingresando al portal del SAT.

Recurrir al software de nómina es una de las soluciones para cumplir con las obligaciones fiscales a tiempo y tener un mayor control en tu empresa, así como agilizar la firma de contratos. Recuerda que al investigar sobre los distintos proveedores puedes pedir periodos de prueba de sus servicios para comprobar su eficacia y que concuerde con las necesidades de tu empresa.

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