Una de las prestaciones que las empresas deben otorgar por ley a sus trabajadores en México es la prima vacacional. ¿En qué consiste? Los patrones deben aportar un dinero adicional a sus empleados, para que disfruten de sus vacaciones en caso de solicitarlas.

Esta prestación, que en términos prácticos se convierte en una obligación para las empresas en México, está contemplada en los artículos 76 y 80 de la actual Ley Federal del Trabajo (LFT).

El Artículo 76 del documento, por ejemplo, establece que los trabajadores que tengan más de un año de servicio en una empresa o establecimiento tienen que disfrutar de un periodo anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso podrá ser inferior a doce días trabajados. Para calcular la prima vacacional en México, multiplicamos el salario diario.

Es decir, después de ese periodo de tiempo, los trabajadores tienen derecho a recibir un ingreso extra para pagar sus vacaciones. Al hacerlo, se aplicará el porcentaje establecido en el Artículo 80 de la LFT, el cual anota que la prima vacacional no puede ser menor del 25% sobre los salarios que le correspondan al trabajador durante el periodo de vacaciones. Incluso, hay casos de compañías que otorgan un porcentaje mayor al fijado en la ley; lo cual es muy positivo.

¿Cómo se calcula la prima vacacional en México? 

Recordemos que, por ley, cada trabajador al cumplir un año en la empresa tiene derecho a 12 días de vacaciones. Por cada año subsecuente de servicios, suma dos días más hasta llegar a un límite de 20 días, según lo establece el Artículo 80 de la LFT. 

De tal modo que para calcular la prima vacacional en México se debe contar con la siguiente información: 

• Sueldo diario

• Días correspondientes de vacaciones

• Tasa de la prima, que por ley es al menos del 25%. 

Para hacer una operación rápida, se puede aplicar la siguiente fórmula: 

Prima vacacional = sueldo diario x días de vacaciones x porcentaje de prima vacacional.

1. Pensemos en un ejemplo hipotético de un empleado que ya cumplió el año de servicio en una empresa y tiene un sueldo diario de $100; entonces, multiplicamos el salario diario. 

2. El empleado ya tiene un año trabajando en la empresa, por lo cual le corresponden solo 12 días de acuerdo con la ley. 

3. La empresa únicamente otorga el porcentaje mínimo que dice la ley en cuanto a prima vacacional: 25%.

4. Al realizar la fórmula entonces: 100 x 6 x .25 = $150.

A este trabajador, le corresponde esa cantidad de dinero por concepto de prima vacacional en un primer año de servicio. No olvidemos que los días y total a pagar se incrementan de acuerdo con la antigüedad. El salario mensual y el período de vacaciones aumentará proporcionalmente.

¿Qué cuidar al pagar la prima vacacional en México?

Algunas empresas pagan esta prestación en el aniversario laboral del trabajador; sin embargo, otras ofrecen la opción de entregarlo justo antes de que el colaborador tome sus días de vacaciones. En cualquier caso, las empresas no deben olvidar el otorgamiento de vacaciones y el pago de la prima correspondiente. Es esencial gestionar este proceso a través del departamento de recursos humanos.

Los trabajadores que no reciban esta prestación después del año trabajado, pueden acudir a instancias como la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo (Profedet) para recibir asesoría y saber qué hacer.

Otro aspecto que la empresa debe tomar en cuenta en México: la prima vacacional exenta del Impuesto Sobre la Renta (ISR). Así es, hay una excepción para los ingresos por concepto de prima vacacional de pagar ISR; y esto cuando la prima vacacional equivale a 15 UMA (Unidad de Medida y Actualización) vigente; es decir, 1,628.55 pesos. La que exceda de ese límite sí será gravable con ISR.

Haz un balance y elige la que más convenga al trabajador en la forma de hacer el pago durante el período de vacaciones en México.

Aliados tecnológicos para cumplir

Este tipo de obligaciones (aguinaldo, primas, días vacaciones) no deben pasarse por alto al hacer el cálculo de la nómina digital. No importa si estás a cargo del pago de 10 o mil colaboradores, muchas veces recordar las fechas de ingresos y período de descanso puede resultar complejo. Esto no sucederá más si utilizas un software de nómina, que ya trae precargadas las prestaciones de ley federal y además puede configurarse para agregar prestaciones adicionales, si es que tu empresa las otorga, e información adicional sobre los empleados.

Este sistema, incluso, te ayuda a cumplir con prestaciones de ley como la prima vacacional.

Un software de nómina te permitirá, primero, cumplir con la obligación fiscal de llevar la nómina digital con el CFDI 4.0, basados en el Anexo 20; pagar en tiempo y forma las cuotas a los institutos de seguridad social (IMSS). Además, te ayudará a llevar un mejor control sobre las fechas de ingresos de los empleados e indicará cómo se calcula prima vacacional.

Si se trata de dar de alta a los empleados, reingresos, bajas o modificaciones salariales ante el IMSS para tener un mejor control de la antigüedad, estos programas se conectan con el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), que es la plataforma de este instituto para realizar estos movimientos.

Con CONTPAQi® Nóminas podrás realizar el cálculo de la prima vacacional de manera rápida y sencilla, siguiendo los lineamientos establecidos por la ley. Este sistema te permite automatizar todos tus procesos de nómina, reduciendo errores y simplificando las tareas administrativas. 

Este software será tu mejor aliado a la hora de calcular la nómina en fechas críticas como reparto y pago de utilidades, aguinaldo, finales de quincena, garantizando una actualización fiscal y obrero-patronal constante. Esta función te permitirá agilizar la búsqueda y almacenamiento de los recibos de nómina (CFDI) de tus trabajadores, además de generar diversos reportes para conocer, entre otra información, los saldos por prestaciones o cualquier otro concepto.

El Administrador de Documentos Digitales (ADD), si lo incluye, también ayuda a validar que los recibos de nóminas cumplan con los requisitos de las disposiciones fiscales, como el CFDI 4.0, y que incluyan los datos y complementos antes de presentarlos ante la autoridad fiscal.

Deberá generar el archivo XML correspondiente al pago de nóminas, necesario para anexarlo a la Contabilidad Electrónica e incluso, que pueda conectarse con tu banco para facilitar la dispersión de sueldos y salario diario.

Con un software de nómina como CONTPAQi® Nóminas, tendrás la certeza de que tus cálculos son precisos y no tendrás diferencias entre tu información y la que envías al SUA, con sus reportes de conciliación.

Asimismo, debe adaptarse fácilmente a tus procesos de cálculo y a los criterios de tu empresa. De igual forma, checa que incluya la opción de integrarse con los sistemas de pago electrónico de los principales bancos.

Un programa puede ayudarte a incluir cédulas de trabajo que faciliten la elaboración de tu declaración anual de sueldos y salarios y debe realizar simulaciones de cálculo de tus impuestos.

También, tiene que permitirte realizar de forma masiva constancias de percepciones y deducciones, y el cálculo del ISR anual para cada empleado, emitir recibos electrónicos de nómina y asignar automáticamente el régimen de tus empleados.

CONTPAQi® tiene para ti diferentes sistemas adaptables a tu negocio, los cuales te permitirán simplificar tus procesos administrativos y realizar cálculos de manera precisa para el cumplimiento de las disposiciones fiscales que requiera tu negocio.

Ahorra tiempo y reduce errores en tu contabilidad con un software de CONTPAQi®.