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Control de ingresos, gastos y procesos en tiempo real

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Tiempo de lectura: 5.5 Minutos

Publicado: May 21, 2019 10:30:49 AM

La automatización es uno de los principales ejes para desarrollar tecnología actualmente. También lo fue para Pablo Celaya Karam al fundar Emba Group, pues quería automatizar distintas áreas eléctricas de edificios y equipos para volverlos más eficientes. Sin embargo, él no sabía que la automatización alcanzaría, incluso, su control de procesos administrativos.

Las fugas energéticas pueden ser de cualquier tipo, por ejemplo las que tienen que ver con el funcionamiento de equipo, sistemas e instalaciones. Para contrarrestar estos desperfectos Celaya Karam –ingeniero electrónico– ideó toda una serie de procesos de control con dos objetivos principales: hacer a los edificios y equipos industriales más rentables, pero sobre todo, más amigables con el medio ambiente.

Sin embargo, durante el desarrollo y consolidación de su empresa se encontró con otras fugas o vampiros de rentabilidad: lidiar manualmente con los pedidos, la cobranza, compras, entregas, pago de impuestos locales e internacionales de los insumos o servicios que vendían, se habían salido de control. Para solucionarlo recurrió a un software contable y financiero.

Una vez resueltos estos problemas en el área contable y financiera su empresa obtuvo muy buenos resultados, pues logró conocer con exactitud cuánto dinero les debía, cuánto tenían que cobrar y agilizar la cobranza, así como el estado de sus cuentas bancarias en pesos y dólares, impuestos y gastos de operaciones. Logró tener un mayor control de su negocio.

Lo más importante es que esa energía que se gastaba en procesos administrativos y contables análogos, ahora la emplean de mejor forma, por ejemplo, al tener la información de su negocio en tiempo real, pueden desarrollar nuevos productos y servicios, lograr una mejor gestión de proyectos, tener mayor tiempo libre y de calidad, todo, con la confianza de saber que su empresa está “bien cuidada”, como afirma Celaya.

Tecnología a favor de tu negocio

Así como ocurre con la eficiencia energética, la tecnología también te ayuda a eficientar el proceso contable de tu empresa. Esto es posible mediante un software que te permita un buen control de tus ingresos, gastos, presupuesto, pero sobre todo, el cumplimiento en tiempo y forma de tus obligaciones fiscales, aunque eso no es todo.

Recuerda que la contabilidad no sólo se encarga de la cuestión fiscal, pues al poder generar una base datos tienes la oportunidad de tener en tiempo real la información financiera que te ayudará a tomar mejores decisiones, ya sea para comprar insumos, reducir gastos, entre otras cosas. Si detectas una falla en tus cuentas, no pierdas el control y mejor actúa a tiempo.

¿Qué revisar al elegir un software contable?

Cuando llegue el momento de elegir un software contable no olvides revisar que cumpla con los siguientes puntos:

  • Actualización fiscal permanente
    Esto brindará al contador de tu empresa –y a ti– la tranquilidad que necesitan en el cumplimiento de las obligaciones fiscales como la Contabilidad Electrónica, presentación de declaraciones, pagos provisionales y presentación de los cinco archivos XML en la versión 1.3 del Anexo 24.
  • Reportes de verificación
    El sistema deberá permitirte revisar la información real antes de enviarla al Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esto es vital para controlar y evitar errores que pueden acarrear multas y sanciones.
  • Ágil captura de información
    Deberá facilitar la gestión y control de datos como, por ejemplo, método de cobro, registrar la entrada de ingresos.
  • Herramientas complementarias
    Algunos recursos adicionales ideales es el Administrador de Documentos Digitales (ADD), que te ayudarán a recibir y validar archivos como los XML de los CFDI.
  • Generación de los archivos XML
    Los archivos que debe ser capaz de crear son el XML del Catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT, XML de Balanza de comprobación, XML de pólizas, auxiliares y folios de acuerdo con los criterios del SAT en relación al cumplimiento de la Contabilidad Electrónica.
  • Asociación de documentos
    Deberá ser capaz de incorporar los CFDI 3.3 y el Recibo Electrónico de Pagos (REP) a las pólizas para su contabilización, y que al momento de integrar un REP en la póliza sea posible visualizar la información de las facturas relacionadas con su REP.
  • Facilitar la entrega de documentos
    Investiga si el software que estás evaluando para tu empresa ya está autorizado por el SAT como Proveedor de Certificación de Recepción de Documentos Digitales (PCRDD). El PCRDD funciona como una ventanilla que recibe, revisa y sella tus documentos para enviarlos a la autoridad con la certidumbre de entregarte un acuse de recibo.

    Esta función permite al software ser un intermediario que te ayuda a entregar diferentes documentos digitales a la autoridad fiscal, como declaraciones y los archivos contables obligatorios de la Contabilidad Electrónica como (Balanza de Comprobación y Catálogo de Cuentas, principalmente), por mencionar algunos.

De este modo tendrás una gestión y control más certero sobre el cumplimiento de las obligaciones y trámites fiscales.

Elige un buen software que te ayude a cumplir con los lineamientos antes mencionados de la Contabilidad Electrónica 1.3 del Anexo 24, pero además que se enfoque a resolver los problemas de esa área, con el propósito de agilizar y cuidar bien tu negocio.

Pablo Celaya Karam cuenta su experiencia. “En ocasiones, independientemente de que el trabajo es gratificante, puede ser también estresante. Estamos comprometidos con fechas de entrega, queremos que las cosas nos salgan muy bien, cotizar, comprar, pedir a tiempo en lugares como Arabia, Estados Unidos, Canadá, México, lidiar con impuestos tanto de un país como de otro no son cosas fáciles de llevar”.

Anteriormente, agrega, lo llevábamos de manera manual y nos quitaba mucho tiempo, dejábamos de percibir lo que pasaba en nuestro entorno.

“Con una problemática tan diversa, como no saber cuánto nos debían, cuánto teníamos que cobrar, cómo estaban nuestros impuestos, nuestros gastos operacionales, necesitábamos una solución robusta pero a la vez flexible que se adaptara a nuestras necesidades.

Después de implementar un software, Pablo afirma que los resultados fueron inmediatos, ya sabían quién les debían y lo que tenían que cobrar, “y también muy importante, yo empecé a tener tiempo libre para poder disfrutar con mi familia, porque mi negocio estaba bien cuidado”.

CONTPAQi® tiene disponibles una serie de productos digitales orientados a estas áreas y que, además, cumplen con los requerimientos fiscales y legales vigentes.

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