El pago de los trabajadores es una de las obligaciones más importantes de toda empresa, ya sean grandes negocios y PyMEs. Pero esto no sólo recae en cómo calcular un sueldo según aptitudes y tabuladores, también implica el alcance de las obligaciones fiscales y obrero-patronales que le acompañan, como la Nómina Digital. ¿Cómo empezar desde cero en este tema?

Desde 2014 el Servicio de Administración Tributaria (SAT) introdujo a los contribuyentes la Nómina Digital, con el objetivo de transparentar y facilitar el cumplimiento fiscal y agilizar “la elaboración de los recibos de pago de nómina digital con la inclusión de catálogos, que permiten identificar el dato a registrar y limitan la posibilidad de error en el mismo, homologando la información contenida y asegurando su consistencia”.

La Nómina Digital cambió la manera de hacer y entregar los recibos de nómina de acuerdo con las nuevas disposiciones del SAT, utilizando a partir del 2017 el Complemento 1.2 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) para Recibo de Nómina. 

El Complemento 1.2, introduce cambios como:

• Información para determinar el cálculo anual de sueldos y salarios
• Validaciones aritméticas
• 15 Catálogos de conceptos
• Validación del RFC del trabajador y del patrón
• Nuevos campos de captura
• Nuevos nodos

El Complemento 1.2 busca mejorar la calidad de la información recibida por el SAT, por parte de los patrones contribuyentes, con el objetivo de resolver las siguientes problemáticas:

• Uso de números negativos
• Campos opcionales
• Necesidad de más detalle de información
• Falta de catálogos en algunos campos
• Eliminación de la Declaración Informativa Múltiple de Sueldos y Salarios
• Incongruencias en la información

Radiografía de la Nómina Digital 

Debes asegurarte de cumplir, principalmente, con dos requisitos: 

Cambios en la Nómina Digital

Como sabes, los lineamientos tributarios se ajustan constantemente, por lo que es importante considerar los más recientes, pues incidirán en el cálculo y emisión de los CFDI de nómina. 

El pasado 31 de agosto de 2018, se publicó por parte del SAT una actualización a la Guía de llenado del CFDI de Pago de Nómina o Nómina Digital. Los cambios con mayor impacto son:

• Claves agrupadoras
• Subsidio Causado
• CURP genérica para trabajadores extranjeros sin CURP
• Régimen 13 Indemnización o Separación* 

El tema de claves agruapadoras es importante porque…

• Así se pueden conocer los cambios en las claves agrupadoras y saber cuándo usarlas.
• Si lo anterior no se realiza, puedes clasificar de forma errónea tu información y el SAT tendrá datos incorrectos, por lo que podrá enviarte una invitación a revisar tu nómina y que lleves a cabo las correcciones pertinentes.
• Si las observaciones de la autoridad no son atendidas, puedes ser sujeto de sanciones y tendrás que emitir y timbrar de nuevo la nómina, corregir o rehacer todo el proceso, según el caso de la empresa que haya incurrido en un error u omisión.
• Asimismo, existe el riesgo de que la empresa tenga un impacto al momento de que existan diferencias en la Contabilidad, pago provisionales, errores al pagar el ISR o declarar utilidad.
• Catálogos. Los catálogos del complemento de nómina contienen el detalle de las claves y descripciones de todos los elementos que componen un recibo de nómina (régimen del trabajador, actividad subordinada, tipo de jornada, etc.)  que facilitan el llenado del comprobante y se pueden consultar haciendo click aquí. El objetivo es estandarizar los conceptos como forma de dispersión, tipo de actividad remunerada, etc. 
  

Cambios en las claves agrupadoras de percepciones.

En las claves antes mencionadas, se consideran pagos por los siguientes conceptos, ajustes en las de deducciones. Para las otros pagos, se consideran ajustes en las claves de varios conceptos. 

• RFC extranjero: Ahora será posible timbrar un CFDI de nóminas con la nueva CURP genérica, en el caso de trabajadores extranjeros que no cuenten con clave CURP: 
• XEXX010101HNEXXXA4 (Hombre) 
• XEXX010101MNEXXXA8 (Mujer)
• Subsidio causado: La guía de llenado indica que es necesario agregar el Subsidio Causado en el CFDI de Pago de Nómina, aun cuando al empleado no le haya correspondido en el periodo.
• Régimen 13: Los pagos realizados por indemnizaciones o separaciones deberán identificarse con la clave tipo régimen 13 Indemnización o Separación, para el catálogo c_TipoRegimen. El objetivo de este cambio es separar los pagos ordinarios de salarios y de la separación. Inició en enero 2019.

Además considera cambios que impactan el día a día de hacer la Nómina Digital:

• Salarios mínimos. A partir de enero de este año el Salario Mínimo General (SMG) pasó de 88.36 a 102.68 pesos (16.21%), de acuerdo con la Conasami. En tanto, el asignado a la Zona Libre de la Frontera Norte del país (municipios que hacen frontera con Estados Unidos de Norteamérica) será de 176.72 pesos por día. 
  
• UMA. La Unidad de Medida y Actualización (UMA) es una referencia económica aprobada y usada desde el 27 enero de 2016. La UMA fue introducida para sustituir el esquema Veces Salario Mínimo (VSM), con el que se calculaban las obligaciones (como las multas), algunos créditos del Infonavit y hasta las deducciones personales. 
• Unidad Mixta Infonavit (UMI). Esta unidad de medida busca ofrecer un balance para que las aportaciones e intereses no rebasen la inflación, no afecten los bolsillos de los asalariados y la cartera del Infonavit. La implementación de esta medida está sustentada en el artículo 44 párrafo II y la reforma en 2016 de la legislación del instituto. 
• ISR en 2019. La Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) publicó mediante el Diario Oficial de la Federación sus tarifas sobre retención de ISR en nóminas para este 2019.  En realidad no hubo ningún cambio en cuanto a las tarifas de retención –como afirma el Instituto Mexicano de Contadores Publicos (IMCP); sin embargo, es importante considerarlos y mantenerlos actualizados.
  
• Aplicativo Visor de nómina del SAT. La autoridad tributaria pone a disposición de los patrones, pero sobre todo, de los colaboradores, el servicio de visor de nómina. Los empleados pueden ingresar a este micrositio para visualizar los recibo que han sido expedidos a su favor, en caso de no haberlos recibido con anterioridad o a tiempo. El objetivo es que tengan la información en tiempo y forma antes de realizar su declaración anual correspondiente al ejercicio 2018. 

Por otra parte, el Visor de nómina permite a los patrones verificar la información que generaron al emitir los comprobantes de nómina a sus colaboradores y detectar a través de las alertas y mensajes que despliega la aplicación cualquier error, para que se corrija cuanto antes.

Tú, como profesional sabes que todos estos ajustes impactarán la forma de calcular los sueldos de los colaboradores. Adoptarlos a tiempo evitará correcciones engorrosas e inconsistencias en la información que generas. 

Eficiencia y fiabilidad 

Hacer un buen cálculo de nómina requiere de factores como tener los datos de los empleados en tiempo y forma, así como la correcta actualización ante cambios tributarios o requerimientos tecnológicos. Muchas veces pueden ocurrir fallas, ya sea de parte de la autoridad en cuanto a la configuración de sus plataformas o bien, fallas de parte del responsable de nóminas al capturar erróneamente un dato. 

Algunos de los fallos más usuales por parte de los responsables de nómina son: tener el mismo RFC en emisor y receptor, la fecha de dispersión, percepciones, deducciones y otros pagos, por mencionar algunos.

Cuando la autoridad detecta una inconsistencia en los comprobantes, notifica de esto a los contribuyentes mediante un correo electrónico. Si recibes una notificación de este tipo, asegúrate de que el dominio de la dirección sea legítimo. Una vez que verifiques esto, encontrarás un mensaje en el que se te indica que hay inconsistencias, así como un folio de descarga. 

Las inconsistencias –al menos de parte del contribuyente– ya no deberían ocurrir más, pues actualmente los mejores sistemas de nómina digital cuentan con verificadores y previsualizadores de estos documentos. El objetivo es agilizar la generación de estos, disminuir el margen de error, lo que te permitirá enfocarte en otras áreas de la contabilidad de la empresa, igual de importantes.

Tecnología, aliada del patrón y el trabajador

Usar un software de pago de nómina es una alternativa muy eficaz y más si se habla de gestionar los datos de más de 10 colaboradores que, incluso, no laboran en el mismo lugar, como obreros de la construcción, choferes y hasta empleados de oficina que se encuentran en distintos lugares de México. 

Cuando elijas un software de nómina revisa que te permita: 

• Emitir el recibo 3.3 de nómina con el Complemento 1.2.
• Generar cartas de aviso de no presentación.
• Realizar de forma masiva constancias de percepciones y deducciones Forma 37.
• Calcular el ISR que le corresponde a cada empleado anualmente.
• Administrador de Documentos (ADD), para almacenar, validar y administrar los recibos electrónicos de nómina (CFDI).

Como sabes, uno de los elementos más importantes para validar los recibos nómina electrónicos es la asignación del folio del SAT (timbrado) por parte de un PAC, pues sin este paso tan importante no serán válidos ante la autoridad tributaria. 

Por eso, al elegir un software de pago nómina verifica que te ofrezca la función de timbrado ilimitado, pues algunos proveedores cobran esta función por separado, situación que impacta tanto en el costo-beneficio del sistema como en el buen funcionamiento del área de nóminas de despachos y negocios. 

Elegir a un buen aliado digital para la nómina digital te permitirá además de cumplir con tus obligaciones fiscales y obrero patronales en tiempo y forma, optimizar los tiempos y funciones del personal del área contable para enfocarse en lo que realmente importa, que es hacer crecer a tu empresa.