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2 beneficios esenciales al integrar Nóminas y Contabilidad

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Tiempo de lectura: 6.8 Minutos

Publicado: Jul 24, 2019 12:02:20 AM

Como empresario debes pensar en las mejores prácticas que mantendrán el buen funcionamiento de tu negocio; y una de estas tiene que ver en cómo integrar de manera efectiva los procesos de la Nómina y la Contabilidad.

No es una tarea menor ni puedes darte el lujo de pasarla por alto. De propiciar su integración, te aseguramos que esto evitará complicaciones y problemas en tu travesía y te dará las bases sólidas para continuar operando.

Se vuelve vital llevar un registro preciso y ordenado de todos tus movimientos relacionados con el pago de sueldos y salarios, así como su posterior contabilización. Este hábito no debes olvidarlo, ya seas una empresa micro, pequeña, mediana (PyME) o grande; y sin importar el número de empleados o giro que tengas.

A continuación exponemos los beneficios centrales que puedes obtener al integrar los procesos de tu nómina y Contabilidad:

1.       Evita el pago de recargos de impuestos y otras multas

Una de las acciones centrales del Departamento de Nóminas es compartir al área de Contabilidad tres informes:

a)       Lista de raya, en donde informa las percepciones y deducciones que tienen cada uno de los empleados por concepto de pago de sueldos y salarios.

b)      Conciliación IMSS, reporte para saber el importe total de pago de cuotas a este instituto. Contabilidad debe asegurarse que realmente se haya pagado y que la cantidad sea la misma para ambas áreas. Si hay diferencias, revisar por qué y corregir.

c)       Reporte de deducciones, en donde incluye el importe de las aportaciones y pagos especiales, como préstamos empresariales o crédito Infonavit, entre otros, que tienen los trabajadores. El objetivo es verificar que este tipo de deudas que llegan a adquirir los empleados, estén incluidas en sus recibos de nómina (CFDI) como deducciones y también se contabilicen.

¿Para qué le sirve toda esta información a Contabilidad? Su responsabilidad está enfocada en el control: valida que todo esté bien registrado, que no existan diferencias ni incongruencias en la información relacionada con el pago de nómina.

Entonces crea la póliza del pago de nómina e inicia su Contabilización. Este proceso cobra mucha importancia en las empresas, porque de este depende un correcto cumplimiento de obligaciones fiscales y determinación del pago de impuestos.

Con el Servicio de Administración Tributaria (SAT), por ejemplo, implica la presentación de la Declaración de Impuestos y retención de ISR (Impuestos Sobre la Renta); con el IMSS, el pago de cuotas.

Toma en cuenta que un mal registro en tu Contabilidad del pago de nómina, acarrearía problemas y complicaciones. ¿Qué pasaría si la autoridad fiscal te hace notar de posibles diferencias, omisiones o errores al presentar tus declaraciones de impuestos o cumplir con el pago de cuotas del IMSS?

De ser así, estás expuestos al pago recargos por conceptos de impuestos, al pago de impuestos por la omisión o errores en la información y, en casos más extremos, te haces acreedor a multas y sanciones. ¡Ordena e integra tus procesos!

2.       Eliminación de errores y aprovechamiento del tiempo

Motivar que las áreas de Nómina y Contabilidad trabajen de manera integrada, es un beneficio de negocio que tu empresa debe aprovechar.

De conseguirlo, ambas establecen una comunicación efectiva y comparen información rápida y oportunamente. En caso de detectar errores y diferencias, actuar de inmediato para corregir y uniformar los datos. ¡Y lo mejor!: establecer mejores prácticas empresariales a fin de que no vuelva a presentar las equivocaciones.

También se obtiene una reducción de errores el registro y cálculo de la información para el pago de sueldos y salarios. Contabilidad agiliza, justamente, esa revisión y verificación de que todo está bien y dedicar mayor atención al cumplimiento oportuno de las obligaciones fiscales agilizando la Contabilización del gasto en nómina.

¡Tu empresa gana eficiencia y productividad optimizando procesos y recursos!

Tecnología, un gran aliado

Para lograr la integración de la Nómina y la Contabilidad, considera algunas acciones a realizar; como el uso y aprovechamiento de la tecnología. En específico, adquirir un software empresarial diseñado para automatizar y llevar, en primer lugar, el cálculo y pago de sueldos y salarios y, en segundo lugar, todo tu proceso contable.

Implementar un software en tu empresa elimina procesos manuales, agiliza la generación de información y compartir esta entre departamentos. Incluso, en el mercado hay propuestas de software de nómina y un software contable cuya interfaz facilita ese intercambio de datos, información y documentos. Además de proporcionar control y eficiencia.

Específicamente para la nómina, el software debe brindar funcionalidades para conciliar y cumplir con obligaciones del ISR e IMSS a partir de todos los CFDI de nómina; tanto los registrados en el sistema y descargados desde el portal del SAT; identificar diferencias en el cálculo y pago de ISR y de esta manera asegurar el pago correcto de impuestos en los pagos provisionales, análisis de cuotas del IMSS y gestionar la contabilización de los recibos de nómina.

En tanto, el software contable ayuda a contabilizar el pago de nómina para el registro contable, además de integrar la información fiscal de la nómina y cumple con la Contabilidad Electrónica.

Integrar los procesos de la nómina y la Contabilidad es indispensable para el correcto funcionamiento de tu empresa. Ya que conoces beneficios de hacerlo: ¡qué esperas para hacerlo!

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