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5 desafíos para eficientar los procesos administrativos de tu empresa

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Tiempo de lectura: 5.2 Minutos

Publicado: May 21, 2019 10:45:41 AM

Solma, como otros negocios, en algún momento de su historia se vio en problemas por las bajas ventas, pero los resolvieron mediante un planteamiento de nuevos retos y una revisión de sus procesos administrativos. Averigua en qué consistió su método.

Cuando José Luis Macías, director ejecutivo de Solma, inició su empresa, aplicó la misma técnica que usa cuando va de pesca –una de sus principales aficiones–: fue paciente, pero también activo y ajustó de vez en cuando la técnica para pescar a los clientes.

Asevera que cuando se trabaja con responsabilidad, la calidad se impone y las recomendaciones llegan solas. Es así como la empresa inició con Macías como único miembro y ahora posee decenas de colaboradores que trabajan con toneladas de acero.

Al ampliarse su cartera de clientes, también tuvo la necesidad de un mayor orden en temas de administración. Admitió que había rachas donde había bajas ventas, economía y recursos limitados; sin embargo, gracias a la tecnología pudo hacer un mejor análisis de la situación y perfeccionar su proceso. En este caso se refiere a un software comercial que le permitió generar estadísticas de venta para una buena gestión estratégica.

Por ello, considera que el mejor aliado del empresario o dueño de negocio es el que te ayuda a planear tus ventas, como el software comercial de CONTPAQI®.

Sin embargo, para lograr un desarrollo y mejora en los procesos administrativos en una empresa, planear las ventas no lo es todo. El proceso administrativo se define como una consecución de fases o etapas a través de las cuales se lleva a cabo la práctica administrativa, y se divide en: planeación, organización, dirección y control. En estas intervienen distintos componentes como lo contable, lo financiero y también fiscal.

Desafíos de las compañías

Actualmente la adopción de las nuevas tecnologías abarca ya muchos aspectos de nuestra vida como el entretenimiento, el acceso a la salud y, en el caso de las empresas, el ámbito administrativo, donde en algunos casos todavía existe cierta incertidumbre o resistencia por adoptar ese cambio tecnológico que impacta de distintas formas al sistema organizacional de los negocios.

Para las organizaciones esta transición tecnológica representa uno o varios obstáculos que en realidad deben verse como oportunidades de avanzar. A continuación se describen algunas situaciones al respecto:

  1. Lo fiscal. Las autoridades se sumaron al cambio digital para cumplir al menos dos principales objetivos: evitar la evasión fiscal y agilizar la tributación y la vida de quienes trabajan en estas áreas. Por ello es que existen herramientas tecnológicas fáciles de usar, que te permiten como directivo, empleado o dueño de un negocio, cumplir con tus obligaciones fiscales mediante la revisión, certificación de los datos y comprobantes fiscales a presentar ante la autoridad competente para evitar errores posteriores que deriven en multas innecesarias o largas horas dentro de la oficina tratando de corregir errores.
  2. Atención en punto de venta. Muchas veces los responsables de esta área no están bien capacitados para ofrecer información exacta acerca del inventario (en el caso de las ventas a detalle), ofertas, promociones, cobros con tarjetas bancarias y en especial emitir comprobantes que cumplan con los requerimientos fiscales y administrativos –como los CFDI–. Tener una visión estratégica en este punto significa implementar un sistema y la tecnología que facilite estas tareas.
  3. Lo contable: Tener todos los registros de los movimientos dentro de tu empresa es vital para cumplir con tus obligaciones financieras, pero sobre todo fiscales. Actualmente estos registros deben ser digitales para, precisamente, agilizar esta actividad y minimizar errores en cuanto a declaración de impuestos se trata. A ningún dueño de empresa o negocio le gusta presentar declaraciones complementarias, multas o pagos adicionales por errores u omisiones en el área contable. ¡Deben evitarse!
  4. Lo financiero (bancos). Mantener vigiladas nuestras transacciones bancarias asegura un mejor manejo en el flujo de efectivo y solvencia para nuestro negocio. Actualmente estas herramientas tecnológicas permiten una mejor gestión y monitoreo en la información generada por las cuentas bancarias, que además ayuda a proyectar si esos movimientos o esas transacciones que se realizan afectan o no las finanzas de la empresa. Además, estas herramientas tecnológicas permiten ser ese enlace con las instituciones bancarias, e incluso, entre cuentas de distintas instituciones financieras.
  5. Atención a clientes: Convertir un prospecto en cliente, y además darle seguimiento postventa, es uno de los desafíos que puedes asumir cabalmente si te sumas al uso de las tecnologías de información para comunicarte de mejor forma con ellos. Por ejemplo, dar seguimiento a cotizaciones o atención vía telefónica, correo electrónico, vía redes sociales o mediante una aplicación, es vital para llegar a los nuevos mercados.
En estos tiempos una respuesta rápida y oportuna es vital si deseas que alguien compre tu producto o use tus servicios. ¡Llévalos a la dirección correcta!

Cuidar estos aspectos es fundamental para el crecimiento de una empresa, como dice José Luis Macías, “al tener una buena cartera de clientes, ahora necesitábamos tener una buena administración y adquirimos un software comercial para obtener la información en un solo lugar”.

Lo anterior, agrega, ayuda a tener estadísticas para una buena planeación estratégica.

¿Tu empresa enfrenta alguno de estos desafíos… o todos?

En el mercado existen una serie de soluciones tecnológicas que te permiten superarlos y además usarlos a tu favor.      

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