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Pasos para automatizar los procesos de tu negocio

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Tiempo de lectura: 2.0 Minutos

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Publicado: September 12, 2020

Automatizar un proceso se trata de gestionar todas aquellas actividades que ayudan a dirigir el negocio hacia una meta, permitiendo  a la empresa mantener el control sobre: 

  • Clientes
  • Análisis
  • Planificación 
  • Ventas
  • Estandarización
  • Desarrollo 

La automatización de los proceso de negocio involucra elementos tales como aquellos datos y documentos que respaldan los parámetros del negocio: -el estado de flujo de efectivo, estado de resultados, proyecciones financieras, etc-; datos estructurados, o lo que es lo mismo: información organizada como una hoja de cálculo de Excel; y datos no estructurados como correos electrónicos y toda aquella información que es difícil para su análisis.   

Llevar a cabo esta tarea incrementará la productividad debido a que se reduce el tiempo para completar alguna tarea; ayudará a la reducción de costos puesto que disminuyen gastos asociados a errores humanos; existe una estabilidad operacional mejorada ya que se establecen pautas rígidas respecto a los documentos de control de los procesos; e incrementa la satisfacción al cliente ya que los servicios son más precisos y consistentes. 

Toma en cuenta algunos consejos para automatizar tus procesos de negocio: 

  1. Automatizar los proceso más fáciles. Para que los esfuerzos de automatización sean efectivos, comienza con el proceso correcto para probar el impacto que tiene esta transformación. De esta manera podrás, gradualmente, automatizar procesos más críticos.   

Puedes empezar con respuestas inmediatas a una solicitud de contacto por correo electrónico; implementar un chat electrónico; capturar clientes potenciales ofreciendo contenido gratuito; o ser proactivos respecto a la recaudación de pagos estableciendo un proceso automatizado. 

  • Construir una cultura de automatización.  Es importante enfatizar la importancia que tiene automatizar los procesos del negocio para mejorar el desempeño general de la empresa. 

En una reunión con tu equipo de trabajo asegúrate de explicar qué procesos se decidió automatizar y por qué, de esta manera comenzarás a instaurar una cultura de automatización.

  • Eliminar ineficiencias. Te ayudará a formularte preguntas cómo: ¿Puede la organización trabajar con menos manos de obra y seguir ofreciendo productos o servicios de la misma o mejor calidad? ¿Puedo agregar mayor valor al negocio enfocando personal en tareas que no requieran trabajo repetitivo sino, creativo e intelectual? ¿Cómo puedo potenciar mis objetivos comerciales? ¿El personal está preparado?
  • Elige un sistema de gestión de documentos y procesos. Para automatizar tus procesos de negocio debes contar con un sistema adecuado de gestión. Eliminarás tareas repetitivas, liberas la capacidad del personal para que puedan aportar a tareas que generen mayor valor para el negocio y  eliminarás cuellos de botella. 

Si lo que estás buscando es mejorar la eficiencia y velocidad de tus procesos de negocio para así reducir tiempo y brindar mejor experiencia al cliente al entregarles un servicio más rápido y consistente; tu siguiente objetivo debe estar enfocado en automatizar los procesos que tu empresa necesita para generar mayor valor.

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