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Simplifica y automatiza la nómina con la digitalización

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Tiempo de lectura: 3.6 Minutos

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Publicado: September 12, 2020

Cuando tu empresa es consciente de las causas de un problema dentro y fuera de la organización, es capaz de construir soluciones específicas. 

Te preguntarás: ¿qué tipo de problemas puede tener mi empresa en el área de Recursos Humanos (RRHH)?  Por mencionar algunos, los errores más comunes son:

  • No procurar el bienestar de los trabajadores para mantener su retención en la empresa.
  • No contratar a los mejores candidatos.
  • No proporcionar retroalimentación y entrenamiento basado en las necesidades del trabajador. 

Todas estas son situaciones generales en las que puede incurrir cualquier empresa, incluyendo la PyME que cuenta con una plantilla de trabajadores: lo importante es detectarlas y atender en beneficio de la organización y sus colaboradores.

Efectos de una mala gestión de la nómina

Una de las problemáticas a cuidar, y en la cual es más frecuente que la PyME caiga, sobre todo cuando está creciendo y va perfeccionando sus procesos, tiene que ver cuando el área de Recursos Humanos, al gestionar el tema de trabajadores, también está encargada de la eficiencia y gestión en el pago de la nómina

Esto puede ocasionar grandes complicaciones.

Cuando el departamento de Recursos Humanos dedica en promedio más de un tercio de su tiempo en las actividades de nómina (cálculo y pago de sueldos y salarios, por ejemplo), significan horas desaprovechadas que podrían invertirse en mejorar el ambiente laboral. 

Además, cuando no existe eficacia en este trabajo puede provocar que la empresa no sólo pierda dinero, debido a sanciones económicas por parte de las instituciones administrativas (multas de 50 a 5 mil veces el valor de la UMA por incumplimiento en el pago de salario en las fechas establecidas o por emitir el pago), sino que, el mínimo error o incongruencia de datos causa malestar en los trabajadores viéndose obligados a buscar un nuevo trabajo. 

Digitalización de la nómina para alcanzar eficiencia 

No debes preocuparte, es aquí donde encontramos un punto de partida para la digitalización del área de Recursos Humanos (RRHH), ya que se tiene al alcance herramientas que facilitan la gestión de la nómina. La palabra clave está en la digitalización y, en en este caso, tu mejor aliado es un software para la nómina

De acuerdo con nuestro estudio Madurez Digital de la PyME, el tercer proceso o área que una PyME digitaliza (entendiendo esta acción como adoptar tecnología para automatizar y simplificar un proceso o actividad), es la nómina: 92% de este tipo de empresas en México pone atención en esto.

La nómina es una operación crítica para todas las organizaciones, pero un buen sistema de nómina dentro de las tecnologías de la información (IT) te ayudará a llevar este proceso con mayor velocidad, eficiencia y confianza.

Por ejemplo, el software para nómina ofrece ventajas para: 

  • El usuario: automatiza el proceso de cálculo y pago de la nómina, entre otros, simplificando funciones y agilizando el tiempo de entrega de esta. Además un software de nómina, se mantiene actualizado con los cambios más recientes que dicta el SAT, como la Nómina Digital. Así tienes la seguridad de que se está cumpliendo con requisitos de ley y asegurar la deducibilidad del pago de nómina.
  • Los empleados: al usar un software con estas características, reciben su pago a tiempo y a detalle. Se disminuye el margen de error en pagos, deducciones y cumplimiento de obligaciones.
  • Empresas de todos los tamaños: el software de nómina puede responder al giro y tamaño de las empresas, ajustándose a sus necesidades pues puede manejar un número de empleados. Para esto, es importante revisar la propuesta de cada marca y las funcionalidades del software: una cita para una demo, sería muy importante y así asegurar que verdaderamente se ajusta a la empresa.

Recuerda: cuando tu negocio ya no desaproveche el tiempo que dedica al cálculo y pago de nómina, será capaz de enfocarse en la resolución de otros problemas que interesan al departamento de RRHH y con ello potencializar el rendimiento óptimo de la empresa. Por ejemplo, y de gran importancia, crear un mejor ambiente laboral para los trabajadores.

Digitalización y competitividad: NOM035 punto de partida

Brian Kropp, vicepresidente de la compañía Gartner, afirma que una empresa que no se digitalice en este 2020, dejará de ser competitiva; además, en el área de Recursos Humanos, la forma de gestionar el trabajo está cambiando. 

Como sabrás, la NOM035 obliga a las empresas a atender los riesgos psicosociales que se pueden presentar en los espacios de trabajo con el objetivo de mejorar el clima laboral de la organización, disminuir el índice de rotación y aumentar el compromiso laboral. 

Si bien la NOM035 es una iniciativa de la Secretaría del Trabajo, que hoy en día es una obligación para todas las empresas; lo cierto es que trae beneficios empresariales tangibles. 

Por ejemplo, tener un control de todos los riesgos psicosociales para prevenirlos y que de este modo no se detenga o se vea afectada, la productividad de los negocios con pérdidas de utilidades, ganancias o flujo de efectivo. Recuerda que si un empleado se ausenta, representa pérdidas económicas y de productividad para una empresa.

Es por eso que el patrón debe planificar tareas, abrir canales de comunicación y reconocer los logros del trabajador como parte de mejores prácticas. Atender la NOM035 promueve la digitalización de las empresas, incluyendo la PyME, pues para cumplir con ésta se requiere el uso de un software que ayude a tener los datos de cantidad de empleados y la situación por la que actualmente atraviesan a fin de detectar quién está en riesgo psicosocial y prevenirlo a fin de que la empresa no se vea afectada.

Con un enfoque en la automatización para el análisis de la situación laboral de la empresa puedes detectar factores de riesgo, así como a colaboradores que están siendo afectados física, psíquica o socialmente dentro de su contexto laboral.  

Recuerda que la transformación digital se trata de un cambio de raíz que empieza por la cultura organizacional, así que el departamento de RRHH juega un papel crucial para sacar a flote el clima digital en todos los ámbitos administrativos de la organización.

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