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Software as a service ¿Qué es?

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Tiempo de lectura: 9.5 Minutos

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Publicado: April 16, 2021

Software as a service (SaaS) es una tecnología en la nube; es decir, en lugar de instalar un software en un hardware (o sistema físico informático como una computadora), se accede al programa únicamente utilizando internet. 

Tal vez esto no te suene familiar pero en realidad lo usamos todo el tiempo. Por ejemplo la G Suite, o sea, esas herramientas de google a las que estás tan acostumbrado: Gmail, Drive, Docs, calendario, etcétera. ¿Recuerdas que antes se compraban los discos con el programa y los instalabas en tu computadora? La diferencia es que ahora los puedes descargar (o no) y usar con una conexión a internet. 

El SaaS elimina la necesidad de un software local y su implementación en las empresas ha favorecido radicalmente el ahorro de costos para escalar el negocio rápidamente gracias a sus características. 

¿De dónde viene? 

También conocido como software alojado o software basado en la web, surge a finales de los años noventa con la promesa de beneficiar a los negocios con costos más bajos, implementación rápida y escalabilidad. 

Es así que el software as a service nace a partir de la necesidad de: 

  • Solucionar problemas con el software y hardware como el almacenamiento, fallas en el disco duro e incluso, hacer más lentos tus aparatos electrónicos.
  • Actualización manual del software cuando existen cambios de nuevas versiones. 
  • Costos de instalación y mantenimiento. 
  • Dependencia de sitios físicos como una computadora donde esté instalado el software para trabajar. 

Desde entonces esta herramienta ha evolucionado significativamente al grado de permitir mayor visibilidad de la organización gracias al uso de tecnologías emergentes como el internet de las cosas (IoT). 

¿Qué características tiene el software como servicio o software en la web?

El software alojado en la web ha logrado satisfacer a las necesidades de las empresas tales como: innovación, velocidad, reducción de costos, agilidad, escalabilidad y flexibilidad de manera rápida gracias a sus características: 

  • El proveedor del SaaS es dueño y administrador de este sistema, las personas compran el derecho de acceso a sus aplicaciones
  • Se accede mediante un protocolo de HTTP (hypertext transfer protocol), los clientes pagan por el uso del servicio.
  • Las aplicaciones pueden ser actualizadas desde la central, esto quiere decir que el proveedor se encarga de actualizar sus aplicaciones y ofrecerlas a sus clientes. 
  • Es un modelo de distribución de software atractivo para las PyMEs porque ayuda a reducir sus costos. 
  • Cualquier trabajador de la firma puede acceder al programa sin necesidad de instalarlo previamente gracias a que se trata de una arquitectura alojada en un único servidor con la posibilidad de que varias personas lo utilicen conjuntamente. 

Además, este modelo de software se caracteriza por sus funciones de: 

Ventajas del software como servicio

Una de las principales ventajas de SaaS en la web, y lo que lo hace atractivo para las empresas, es que permite una reducción importante de tiempo y de dinero ya que no es necesario gastar horas de instalación, configuración y actualización, únicamente se requiere pagar el uso de la aplicación y no del software o hardware instalado. 

Las ventajas del software as a service surgen principalmente por ser una tecnología basada en la nube, pero no se limitan específicamente a esto. 

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¿SaaS y nube son lo mismo?

El SaaS es uno de los principales servicios en la nube que ofrece ventajas para las organizaciones de todos los tamaños. 

Los beneficios que tienen las herramientas en la nube son: 

  • Infraestructura: la infraestructura de tecnología en la nube funciona de la misma manera que la infraestructura física, la diferencia es que los servicios de la nube funcionan gracias a la virtualización, dicha infraestructura comprende: Transparencia para compartir recursos, escalabilidad para aprovisionar y desaprovisionar recursos dependiendo de las necesidades del negocio, monitoreo inteligente, y seguridad. 
  • Escalabilidad: por ejemplo, si una organización crece y necesita de mayores recursos para cumplir con sus tareas diarias, las herramientas en la nube ayudan a reducir o expandir sus capacidades. 
  • Automatización: las herramientas de automatización en la nube tienen la posibilidad de ejecutarse automáticamente sin necesidad de la intervención de operadores de IT. 
  • Movilidad: para acceder en cualquier lugar en cualquier momento mejorando la productividad.
  • Colaboración: podrás compartir documentos en tiempo real para trabajar de forma conjunta. 

La nube ofrece múltiples servicios, entre ellos el software como servicio. Estas tecnologías (SaaS y computación en la nube) están relacionadas entre sí y tienen casi los mismos beneficios, pero no son lo mismo, la diferencia es que el SaaS suele ser ocupado para operaciones más pequeñas que necesitan una solución económica, pero que se aloja en servidores en la nube. 

Servicios en la nube: SaaS vs PaaS vs IaaS

La computación en la nube o cloud computing se divide en tres modelos principales en la web: SaaS (software as a service), PaaS (Platform as a service) e IaaS (Infraestructure as a service), cualquiera de estos modelos puede usarse en la nube pública, privada o híbrida.

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Fuente: Massachusetts Institute of Technology 

Mientras que en el Software as a service la empresa paga un servicio de software almacenado en servidores externos a cambio de una cuota para que estas puedan operar en cualquier lugar sin necesidad de una instalación local, el PaaS o plataforma como servicio ofrece precisamente plataformas ideales para desarrolladores que se centran en implementar aplicaciones, generalmente lo utilizan empresas de software. 

En el IaaS, la firma alquila una infraestructura informática dependiendo de los recursos que necesitan como procesadores, estructuras de red, routers etc; es decir, se trata de una infraestructura de IT a través de internet. 

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Por ejemplo, una empresa que quiere desarrollar aplicaciones como bases de datos o servicios de inteligencia empresarial para mejorar la experiencia de sus usuarios, utilizará tecnología PaaS para hacerlo ya que tiene las herramientas de desarrollo necesarias sin necesidad de que el equipo de trabajo tenga que instalarlas en su hardware. 

Ahora, si lo que necesita es gestionar su contenido, gestionar las relaciones con el cliente, procesamiento de nómina, almacenamiento de archivos o mensajería; es decir, aquellas tareas operativas, necesita contratar un servicio, es aquí cuando el SaaS adquiere su utilidad. 

Por último, si busca respaldar sus operaciones o expandir sus capacidades de almacenamiento recurre a una infraestructura como servicio. 

Todos estos modelos son útiles sobretodo para las pequeñas empresas gracias a los beneficios que tiene la tecnología en la nube, pero el SaaS sobresale como un aliado de la transformación digital para las PyMEs ya que hay seguridad y control sobre las operaciones del negocio.

Características clave del SaaS 

Las características clave del software service (SaaS) en la computación en la nube son: 

  • Los datos están seguros en la nube, una falla del equipo hardware no representa ningún riesgo de pérdida de información. 
  • Las empresas pueden escalar según sus necesidades. Por ejemplo, imagina una organización que actualmente gestiona un número específico de clientes en el área de cobranza y en un par de años espera crecer y duplicar el número de ventas, el software as a service es flexible para que este negocio gestione adecuadamente su cobranza. 
  • Son accesibles desde cualquier dispositivo conectado a internet. Esto quiere decir que el negocio evita pérdidas de inactividad, haciendo que sus procesos sean más ágiles y eficaces.
  • Los usuarios no deben preocuparse por la instalación, gestión o mantenimiento del software, el proveedor se encarga de entregar el mejor servicio a sus clientes. 

¿El software como servicio es seguro?

Cuando los directivos escuchan tecnología en la nube, uno de sus  principales miedos de las empresas sobre usar tecnología en la nube es la seguridad, pero en realidad no hay de qué preocuparse. 

Los especialistas en la industria de tecnología estiman que la inversión en el software como servicio crecerá 20% anual y que para el año 2024 alcanzará los 20 mil millones de dólares, esto representa casi un tercio del mercado mundial de software empresarial. 

Es por ello que los negocios están cada vez más interesados en evitar los riesgos en ciberseguridad, siendo los proveedores de SaaS en la web los responsables de garantizar esta seguridad.

De acuerdo con la encuesta Customer Perspectives on SaaS, de la firma McKinsey, estas son las características en temas de seguridad que preocupan:

  • Cifrado y claves de administración.
  • Autorizaciones para permitir accesos (Federated AIM).
  • Rol de identidad con permisos específicos (role- based AIM).
  • Monitoreo de inicio de sesión.
  • Capacidad rápida de respuesta a incidentes.
  • Análisis de comportamiento de usuarios. 

Sin duda son evidentes los retos para los proveedores de este servicio, sin embargo, un buen proveedor se encargará de contar con firewalls (o cortafuegos para bloquear acceso a usuarios desconocidos), autentificación SSL (Secure Sockets Layer) y TSL (Transport Layer Security)  para evitar romper con brechas de seguridad, garantizar la confidencialidad de información, contar con respaldos y resiliencia ante posibles ataques de un malware. 

Todo este esfuerzo para que el consumidor de un SaaS se sienta seguro, sobretodo porque este sistema está disponible a través de un tercero únicamente, accediendo a esta herramienta a través de internet.

Software as a service para pequeños negocios

Las pequeñas y medianas empresas tienen la oportunidad de adoptar un software alojado en la nube y aprovechar sus funcionalidades de acuerdo con sus necesidades de automatización y crecimiento. 

Pueden iniciar con procesos importantes para el negocio como las ventas, la cobranza y la atención a clientes. 

El software as a service ayuda a cualificar los prospectos de venta y crear una relación duradera con él. Ya que está hecho para monitorear el comportamiento de un usuario y así determinar en qué momento está listo para la venta, en qué momento clave del ciclo de venta se encuentra y ejecutar las estrategias necesarias para cumplir los objetivos de la empresa. 

En el área de cobranza el SaaS ayuda a capturar automáticamente documentos fiscales, determinar clientes morosos, así como a visibilizar el flujo de efectivo para que el negocio determine cuánto y cómo agilizar su comunicación y relación con sus clientes. 

Por último, en la atención al cliente, el SaaS permite a las empresas entregar la rapidez necesaria para mejorar la atención al cliente, conocerlos mejor y mantener una relación positiva. 

Ejemplos de uso en las PyMEs

Algunas micro, pequeñas y medianas empresas ya han implementando una tecnología SaaS como parte fundamental para sus operaciones, utilizan programas para: 

  • Llevar la nómina. 
  • Hacer facturas. 
  • Llevar la contabilidad. 
  • Hacer inventario. 
  • Programar sus ventas. 

Este tipo de servicios ayudan a las pequeñas empresas a manejar fácilmente procesos complejos como cálculos de nómina o cumplimiento de las obligaciones por Ley, además de facilitar la captura de información necesaria para tener un control sobre el negocio en un solo lugar.  

El tema de inventarios es crucial para cualquier negocio, si no existe un control de inventarios el negocio pierde clientes, hay retrasos e incluso gastos innecesarios. Para ello el software ha favorecido esta tarea para manejar correctamente los stocks, gestión y necesidades para el crecimiento. 

Se trata de un pequeño gran paso para abrir camino a la transformación digital y evitar el rezago del negocio. 

Soluciones para startups

Para las empresas emergentes con ideas innovadoras que generalmente utilizan la tecnología como un aliada estratégica para llevar a flote el negocio, la implementación del software como servicio debe ser una de las principales inversiones. 

De esta manera estas startups tienen la opción de invertir sólo en aquellas soluciones que sean útiles y se ajusten a un presupuesto y necesidades específicas para posteriormente crecer sin dificultades en temas de financiamiento. 

El emprendimiento es duro si no existe financiamiento, la tecnología en la nube es una herramienta sofisticada que no requiere mayor inversión y que además, gracias a los beneficios de sus tres modelos, permite que la empresa se mantenga direccionada para tomar las mejores decisiones de crecimiento. 

Recuerda que independientemente del tamaño del negocio, es factible realizar implementaciones del software como servicio para hacer posible la transformación digital y mejorar la eficiencia operativa.