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Herramientas tecnológicas para gestionar los procesos administrativos de tu empresa

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Tiempo de lectura: 5.9 Minutos

Publicado: May 21, 2019 10:23:53 AM

Cuando alguna prenda te ajusta a la medida eres tú mismo, te sientes y desenvuelves mejor. Es así como Norma González, propietaria de la franquicia Uniformes Gallantdale en Jalisco, buscó que los procesos administrativos, creativos y comerciales dieran la talla durante el crecimiento de su negocio. ¿Cómo lo logró?

La exdocente de preparatoria inició la organización de su negocio con algunas piezas de uniforme que distribuía de puerta en puerta. La perseverancia y calidad de sus productos convencieron al público durante esta y las siguientes etapas de crecimiento.

Además, entre sus objetivos, y como parte de una buena gestión del diseño, se aseguró de que sus productos se ajustaran a las siluetas de sus clientes y fueran acordes con las tendencias de la moda. Concluyó, además, que vestir una prenda que identifica a tu empresa o profesión, refuerza el sentido de pertenencia.

Dentro de la planeación de su negocio también incluyó la renta de un local porque un objetivo importante (y que se mantiene dentro de sus políticas actuales) es que sus clientes tuvieran un lugar cómodo donde pudieran ser atendidos; además de que ella requería de un punto de venta para llevar a su organización en la dirección del éxito.

Cuando su empresa creció, sus retos también lo hicieron, en especial el que tiene que ver con el proceso administrativo, por lo que dentro de su planeación y organización recurrió a herramientas tecnológicas para lograr un mayor control y mejora en su negocio.

Tras nueve años en el mercado -–y dos sucursales en Jalisco con ocho distribuidores– Norma González puede hablar de buenos resultados y una consolidación de su empresa, pues actualmente sus principales clientes son hospitales de prestigio y escuelas de alto nivel académico; sin embargo, sus objetivos van más allá: desea ser la principal proveedora de hospitales privados en Jalisco en etapas posteriores.

Herramientas digitales para tu negocio

Para llegar hasta donde está, Norma González reforzó la administración de su empresa mediante la ejecución de un software comercial.  

Comenta que esta ha sido una de las mejores decisiones que tomó para su organización, pues la ha llevado en la dirección correcta y le ha ayudado en el proceso administrativo de automatizar y agilizar funciones que antaño representaban gastos innecesarios de tiempo. Ahora, realiza ágilmente búsquedas en su programa y puede identificar cuáles son los productos más vendidos –considera que esta última es una de las mejores herramientas–.

También le ayuda a tener un mejor proceso de control de sus inventarios, facturación, gastos, cuentas por cobrar e ingresos, planeación de un presupuesto para una gestión de recursos en general, etc. Resalta que al generarse información financiera ordenada y sintetizada, se integra de mejor forma a la contabilidad.

Haz que estas ventajas se integren a tu empresa mediante acciones y toma decisiones inteligentes, como la ejecución de un software comercial, el cual te ofrecerá y facilitará las siguientes actividades dentro del proceso administrativo:

  • Facturación electrónica
  • Visibilidad de tu información financiera (gastos, ingresos, movimientos).
  • Permite convertir XML recibidos y emitidos a documentos administrativos
  • Identificar, clasificar y depurar tu lista de clientes, como parte proceso administrativo

En el proceso de elegir un software que ayude a impulsar tu empresa, considera los siguientes puntos:

  • El precio. Debes tener en cuenta la inversión y analizar los beneficios del software en cuanto a la optimización del proceso administrativo en actividades como la generación de información financiera y cumplimiento de obligaciones fiscales, pues valen la pena para los negocios.
  • Adaptabilidad a tu empresa. Si eres una PyME, requieres un sistema que te ayude a un mejor control del proceso administrativo en áreas como ventas, clientes, gastos, control de ingresos, proveedores, cobranza, elaboración de presupuesto y facturación electrónica. No obstante, necesitas un software que se adapte a tu crecimiento y que tenga las funciones que acompañen ese camino a la consolidación.
  • El software debe estar actualizado a las últimas disposiciones oficiales establecidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), como la versión 3.3 de la Factura Electrónica, el proceso de Cancelación de CFDI con aceptación del receptor y emisión del Recibo Electrónico de Pagos (REP).
  • Servicio de timbrado ilimitado para CFDI. Elige un sistema que en la facturación electrónica te permita un control en la emisión de comprobantes con folios fiscales (timbrado) ilimitados. Esto ayudará a mejorar la gestión del área, reducir gastos, porque muchos proveedores de software incluyen este servicio como adicional al no contar con la autorización por parte del SAT para ser un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación).

Minimiza los riesgos de error en el registro de tus cuentas, gastos excesivos y aumenta el control y velocidad de respuesta para tus clientes mediante este tipo de software. Los elementos principales de un buen plan administrativo son la planeación, organización, dirección y control y son necesarios para dar soluciones más eficientes a las necesidades de sus clientes y llamar la atención del mercado potencial. Lógralo mediante una organización ejecución de un software de proceso administrativo.

Importancia proceso administrativo automatizado

Más de la mitad de los dueños de una organización o empresa (empleadores) afirma que la automatización incrementa la productividad y el desempeño del personal (65%), evita y reduce riesgos (10%), así como disminuye gastos innecesarios (26%) dentro de todas las etapas proceso administrativo, además de crear nuevos empleos, de acuerdo con la encuesta global Hechos del futuro en el trabajo 2018, de la consultora internacional Willis Towers Watson.

De esta forma aprovecharás tu creatividad para mejorar tu negocio, en vez de usarla en actividades administrativas.

Norma González comenta que a lo largo del tiempo en que ha desarrollado su empresa, se dio cuenta de la necesidad de tener un software que ayudara con sus tareas, fue así como al implementarlo ahora “ya controlo mis inventarios, controlo mis facturas, mis cuentas por pagar, mis bancos”.

"Si tienes un sueño, no olvides de luchar día a día por que este se vuelva realidad", afirma González.

El Software Comercial de CONTPAQi® desea ser ese uniforme a la medida que necesita tu negocio para crecer al ofrecerte las funciones antes mencionadas, y muchas más. Haz click aquí o llama al  01 (33) 3818-0911 para obtener mayor información.

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