¿Problemas de liquidez en tu empresa?: ¡No te quedes sin dinero!

Publicado: 30 Nov 2016 Por: Edith Leaños

¿Cómo tener una cobranza efectiva y de esto modo evitar situaciones económicas difíciles que pongan en riesgo tu negocio? La posibilidad de cerrar, puede existir si no pones en marcha una política o acciones efectivas de cobranza para garantizar la entrada de dinero a tu negocio; y de este modo cumplir con los compromisos financieros.

Los errores más frecuentes que las empresas micro y pequeñas (MiPyME) llegan a cometer en la cobranza, principalmente están relacionados con:

  1. Otorgar a la mayoría de clientes múltiples créditos.
  2. Una alta tolerancia a la cartera vencida.
  3. Falta de monitoreo de los pagos.
  4. Ausencia de información que motive la búsqueda, a través de llamadas, de los clientes a fin de hacer cumplir los compromisos de pago.

En el tema de la cartera vencida, por ejemplo, existen estudios empresariales que informan que 6 de cada 10 clientes están esa categoría. ¿Por qué motivo? La cobranza, en la mayoría de los casos, es un proceso desordenado: sin días ni horarios fijos para realizarla; sin políticas que ayuden a su control y sin acciones que den seguimiento a los pagos; además de poco o nulo cumplimiento de los acuerdos de venta y pago.

A fin de garantizar la permanencia, crecimiento y consolidación de un negocio, la cobranza tiene gran importancia y se hace imperativo establecer mejores prácticas y políticas que aseguren el flujo de efectivo.

De no hacerlo, hay tres problemáticas centrales a resolver:

  1. Dificultades en el manejo y otorgamiento de créditos.
  2. Pérdida de ventas.
  3. Problemas con los clientes, pues se tienen cuentas incobrables
  4. Plazos de pago muy “elásticos”.

 

Mejores prácticas para la cobranza 

¿Qué hacer entonces? ¿Cómo ejecutar lo que venimos diciendo: mejores prácticas y políticas para la cobranza? Aquí compartimos algunas acciones:

  • De inicio, se debe tener por escrito estás mejores prácticas y políticas de manera clara y quienes sean los responsables de la cobranza tienen que seguirlas al pie de la letra, aprovechando su capacidad de negociación.
  • La tecnología, una vez más es relevante. Contar con un sistema administrativo y/o comercial ayuda a tener control de la información de los clientes, así como sus estados de cuenta con saldos actualizados o, incluso, la antigüedad de estos a fin de cobrarlos.
  • No olvidemos, que una cobranza efectiva implica una comunicación constante con los clientes, y aquí la tecnología ayuda administrar y facilitar el seguimiento al proporcionar información detallada.

Estas son tres acciones a implantar y que inicialmente ayuden a tener el control de la cobranza.

La cobranza ineficiente genera un fuerte costo financiero para las empresas, contar con procesos sistematizados y automatizados proporcionan ahorros considerables en el tiempo invertido para esta actividad.

Utilizar un software confiable ayuda a agilizar, ordenar, sistematizar y controlar las acciones de cobranza en aspectos tan importantes como el seguimiento a cuentas por cobrar y por pagar; plazos, condiciones, montos y formas de pago; brinda visión del estado de la cartera, incluso la vencida; reportes de antigüedad de saldos; pronósticos de cobranza y el control de crédito.

La tecnología, en especial un software administrativo o comercial, a fin de cuentas es un insumo fundamental para elaborar presupuestos de ingresos y egresos más apegado a los requerimientos de las empresas. Respecto a los pagos, ayuda planear y sistematizar la información de todos los gastos del negocio.

Contar con información al momento de realizar las compras permite mantener una relación sana con proveedores, así como llevar un control de sus cotizaciones; un reporte de análisis de los precios que otorgan, tener claridad de sus condiciones comerciales y tiempo de entrega; así podrán pagarse a tiempo; sin que se generen intereses por comprobantes vencidos.

Mas, para lograr lo anterior de la manera más sencilla y confiable, las empresas tienen que contar con una solución integral para administrar efectiva y con agilidad los cobros a sus clientes y sus gastos; y así contar con el flujo de efectivo necesario para el crecimiento del negocio.

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Topics: Finanzas y Educación

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