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El software contable y administrativo te ayudan a alcanzar tus metas de negocio

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Tiempo de lectura: 11.3 Minutos

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Publicado: septiembre 23, 2020

Ser visionario es la clave para alcanzar el éxito. Todo mundo puede ser visionario desde el área de expertise en la que se encuentre, para ello basta con: 

  • Tener claro que la visión se refiere a esa situación o imagen aspiracional de un futuro de éxito. 
  • Detectar todas aquellas oportunidades que contribuyen a alcanzar la meta.
  • Crear una alineación estratégica. 
  • Poner en marcha la estrategia para alcanzar la meta. 

En ese sentido, la tecnología no sólo es una herramienta, es el eslabón que te ayuda a alcanzar tus metas.

Hablando de detectar oportunidades, desde experiencias personalizadas al cliente, trabajo remoto, o computación en la nube, la tecnología ha revolucionado la manera en que las empresas modernas trabajan dando lugar a nuevas dinámicas de trabajo. Es por ello que cada vez más empresas visionarias en búsqueda de crecimiento, reconocen la importancia de la tecnología para cumplir con sus objetivos

Por otro lado, hay empresas renuentes al cambio. Nuestro estudio Digitalización: Retos y Evolución de las PyMEs, revela que el 50% de las empresas aún no cuentan con tecnología en la nube porque no lo consideran necesario. 

Sin embargo, el mundo se está digitalizando, los usuarios cada vez tienen expectativas más altas, pero las compañías aún construyen, trabajan y entregan servicios con estrategias y técnicas del pasado. 

La realidad es que muchas de las ventajas de los servicios de IT se deben a su flexibilidad y accesibilidad, por eso son ideales para las pequeñas y medianas empresas. 

  • Los pequeños y medianos negocios tienen la ventaja de invertir en tecnología que se adecue a sus necesidades; además, incrementa exponencialmente la mejora en los procesos del negocio como el manejo y control de toda la información financiera, por ejemplo. 

A pesar de que el sector de finanzas es el que más preocupa a las PyMEs, está comprobado que descuidan su información contable y, en algunos casos, hay fallas en la elaboración de sus estados financieros. En consecuencia, no se puede realizar un estudio confiable de la situación financiera de la empresa.

La tecnología facilita que estas empresas lleven su información contable y financiera de forma automática disminuyendo la posibilidad de errores; además, cuentan con la información al alcance sin necesidad de recurrir al papeleo de meses anteriores, facilitando la toma de decisiones informadas para garantizar la seguridad de su negocio. 

Pero si hablamos de tener información al alcance sin importar la ubicación y de forma inmediata, hay que hablar de los servicios de nube. 

La lección de la crisis es la necesidad de velocidad”

De acuerdo con Flexera, empresa especialista en Tecnologías de la Información, la optimización del uso de la nube permanece en el número uno de prioridades desde hace cuatro  años, seguido muy de cerca de la migración de trabajo a la nube. Esto sin considerar que la mayoría de las empresas esperan aumentar el uso de la nube debido al COVID-19.

En términos globales, a pesar de que los directivos afirman que sus economías nacionales empeoraron; la otra cara de la moneda revela que hay empresas que esperan que sus ganancias aumenten puesto que en los últimos seis meses, las ganancias aumentaron en seis puntos porcentuales. Se trata de comercios minoristas, de tecnología y telecomunicación los que se muestran más optimistas debido a las demandas del cliente. 

Citando a la firma McKinsey “la lección de la crisis es la velocidad”, demanda que sólo la tecnología satisface. Las empresas se han tenido que adaptar a soluciones rápidas y alternativas, haciendo que el incremento en el uso de tecnologías en la nube sea primordial. 

Las herramientas de nube cuentan con ventajas como: 

    • Ahorro de costos. Pagas por los servicios en la nube que se adapten a tus necesidades.
    • Seguridad. Nuestro estudio Digitalización Retos y evolución de las PyMEs demostró que 53% considera la inseguridad como principal inhibidor para usar la nube. Sin embargo, el trabajo de un servidor en la nube es monitorear constantemente la seguridad.
    • Productividad. La nube mejora la eficiencia de su empresa al olvidarte de los alojamientos en servidores locales que requieren de mantenimiento, provocando inoperatividad de los procesos. 
  • Prevención de pérdidas. Si tu información no está en la nube, corres el riesgo de perderla ante un desastre. En la nube tu información está segura y accesible desde cualquier dispositivo con Internet. 
  • Recuperación ante desastres. Los servicios en la nube proporcionan la recuperación de datos evitando la falta de control de negocio. 
  • Actualizaciones automáticas de software. Las actualizaciones de nube se hacen automáticamente, así ahorras tiempo valioso de instalación. 
  • Movilidad. Accedes a tu información en cualquier momento por medio de un dispositivo digital conectado a Internet. 

Además de los beneficios en términos empresariales, la tecnología en la nube cuenta con distintas herramientas que te facilitan el trabajo del día a día. Pero entonces ¿por dónde empezar? 

¿Por qué conviene invertir en la nube?

Para cualquier empresa, los datos son una herramienta valiosa. Hoy en día la seguridad y accesibilidad de la información en cualquier momento es apremiante; de ahí la importancia de contar con un buen servidor web que aloje todos estos datos de forma segura e inmediata. 

El software de Contabilidad en la nube o software basado en la web, es un software alojado en un servidor remoto. Esto quiere decir que se trata de un servidor virtual que funciona a través de Internet y puedes acceder desde cualquier lugar, a diferencia de un servidor fijo cuyo alojamiento depende del hardware donde se instala el sistema operativo y sólo funciona usando ese equipo de computadora y no cualquier equipo de cómputo como sí lo permite el software de nube.

Un servidor remoto tiene la ventaja de:

  • Ahorro de dinero: Si una pequeña o mediana empresa se encuentra limitada en temas de presupuesto, la nube es una gran ventaja porque se ahorran costos de instalación y mantenimiento de sus equipos de tecnologías de la información o sistemas hardware.
  • Seguridad en la información: Brindan seguridad al usuario, ya que conservan copias de cada archivo por lo que una falla de servidor, no tendrá un impacto desastroso como lo podría tener una empresa que depende de un centro de datos físicos.

Además, hay un intercambio de información seguro; es decir, sólo tendrán acceso a los datos, los usuarios con autorización. 

  • Escalabilidad del negocio: Tu negocio es escalable ya que es muy fácil y rápido agregar más espacio de almacenamiento en la medida que lo necesites.

¿Un software contable en la nube es para mí?

Ahora, si pensamos en procesos específicos, tomemos la Contabilidad como ejemplo y una posible inversión en software contable en la nube. Desde nuestra perspectiva, es una decisión inteligente. 

La Contabilidad en línea significa que las pequeñas y medianas empresas (PyMEs), permanecen conectadas a sus datos y sus Contadores tienen la facilidad de trabajar y procesar la información, lo que se traduce en productividad del negocio.

Con esta herramienta administras tu negocio desde cualquier lugar. El software contable en la nube permite tener un control de tus ventas, compras y/o transacciones con una interfaz simple y fácil de usar. 

Las herramientas de Contabilidad en la nube aumentan tu productividad

La era de la tecnología en el área de Contabilidad ha dejado huella en las industrias. Para la consultora especialista en soluciones de negocio JMARKIAN los avances más significativos son: 

  1. Cambio de rol del Contador. Mediante el uso del software de Contabilidad y computación en la nube, el Contador recopila y realiza cálculos de forma más rápida y sencilla. De esta manera, es más fácil analizar datos para descubrir indicadores que ayuden a mejorar el negocio.
  2. Comunicación más eficiente entre el Contador y el cliente. Digitalizar datos y operaciones permite que tanto cliente como Contador accedan a los datos en tiempo real y de forma remota, así ambas partes pueden trabajar simultáneamente. Esto tiene la ventaja de ofrecer atención al cliente de forma rápida y eficiente. 
  3. Contabilidad en la nube. La nube se ha extendido por todo el ámbito corporativo. Muchas empresas optan por utilizar herramientas de Contabilidad en la nube para ser eficientes y tener su información a cualquier hora del día. 

Lo anterior significa que ahora las empresas pueden analizar sus datos en tiempo real, recopilar y usar su información de forma más fácil, tener un espacio de almacenamiento ilimitado a medida que la empresa crece, sincronizar sus archivos en múltiples plataformas y respaldar su información de manera automática en la nube. 

Además de estos tres cambios, se agrega un cuarto que también es muy importante para las PyMEs. 

  1. Contabilidad Electrónica. Recordemos que a partir del 2015 es obligatorio tanto para personas físicas como personas morales, enviar su Contabilidad Electrónica a través del Buzón Tributario en el portal del SAT. Esto ha orillado a que las empresas, a través del uso de un software de Contabilidad, preparen y envíen todos los requisitos exigidos por el SAT vía internet bajo los parámetros contables exigidos.

Los avances de las herramientas de contabilidad en la nube en materia de seguridad, accesibilidad, facilidad y reducción de gastos han permitido que muchas organizaciones lo utilicen en otros espacios como la administración y la gestión de negocio.  

Software administrativo en la nube

El software administrativo en la nube o software de gestión empresarial es una herramienta que ayuda a las pequeñas y medianas empresas a respaldar, mejorar y automatizar sus procesos comerciales. 

Al igual que la versión en desktop, el software administrativo en la nube ayuda a eliminar errores y ser más exactos especialmente al completar tareas de administración comercial, procesos de ventas, facturación, compras y/o inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

La principal diferencia entre el software administrativo en la nube y el software de escritorio, es que el primero aprovecha el poder del internet ilimitado, su accesibilidad en cualquier lugar y hace copias de seguridad y actualizaciones a medida que los proveedores trabajan en su mantenimiento; mientras que en un software de escritorio hay que hacer copias de seguridad periódicas para proteger datos y es mucho más asequible. 

Ambos comparten las mismas herramientas: 

  • Administración y control de tus inventarios. Tu empresa es capaz de optimizar su inventario y suministros en cuestión de costos de producción y stock mínimo o máximo. De esta manera tienes un control de tu negocio garantizando su estabilidad y previniendo riesgos como la mala gestión de entradas y salidas de efectivo.

La herramienta guía tus actividades con confianza y seguridad.

  • Ventas. Ayuda a rastrear KPIs (Key Performance Indicator) que sirven para medir la eficiencia de la empresa; es decir, si está alcanzó sus objetivos comerciales como aumentar el margen de beneficio o mantener un flujo de caja saludable; además, sirve para el monitoreo de la cartera de ventas y para analizar ganancias y pérdidas. 
  • Facturación. Facilita la creación de facturas, ayuda a resumir la información de compra, ahorra tiempo de facturación, agiliza los procesos y para cumplir con obligaciones fiscales. 
  • Compras. Ayuda a tener un mejor control de las inversiones y salidas de efectivo. 
  • Inventarios. La gestión del inventario va más allá de saber que hay en el almacén, es importante contar con la herramienta adecuada para planificar los recursos empresariales, obtener informes sólidos y monitorear las ventas. 

Así, mantienes la cadena de suministro funcionando sin problemas porque:

  • Tienes precisión en tu inventario aumentando el retorno de inversión.
  • Reduces costos ya que cometes menos errores gastando en recursos. 
  • Tienes mejor visibilidad de tus datos. Analizas más de cerca lo que está sucediendo dentro del negocio y en consecuencia, planeas cómo agilizar tus procesos, cómo y a dónde va el inventario, etc.
  • Cuentas por cobrar (cxc) y cuentas por pagar (cxp). Así identificas fácilmente los movimientos en el estado de cuenta de proveedores y clientes y promueves un mejor control de tus recursos financieros.

Llevar todas estas posibilidades a una esfera mucho más cercana a las PyMEs es posible gracias a los servicios en la nube, la facilidad y comodidad que otorga es uno de los principales motivadores para que opten por implementar esta tecnología.

Todas estas ventajas del software administrativo se transportan a un servidor remoto. 

Herramientas de administración en la nube para facilitar la gestión empresarial 

Todos los días surgen tecnologías que cambian el panorama empresarial trayendo innovación e impulsando el crecimiento de las empresas. Los servicios de TI en la nube ofrecen nuevas posibilidades a las pequeñas y medianas empresas. 

Las herramientas de administración basadas en nube optimizan la gestión en diferentes áreas de tu empresa como Recursos Humanos, gestión financiera, área comercial, producción o puntos de venta.

Estas herramientas de administración en la nube permiten a las empresas avanzar más rápido con las soluciones indicadas que ayudan a prosperar el negocio como: 

  • Mejor colaboración
  • Mayor seguridad de datos
  • Costos reducidos
  • Fácil recuperación de datos
  • Escalabilidad
  • Productividad

Aprovecha el poder de la nube aumentando la productividad y el rendimiento de tu negocio al mismo tiempo que ahorras recursos valiosos. 

Los servicios en la nube llegaron para quedarse en las empresas debido a sus múltiples ventajas, sobretodo para las PyMEs, sector más importante a niveles económicos pero al mismo tiempo el más vulnerable. 

Algunas empresas afirman que uno de los principales inhibidores al momento de implementar tecnología es la falta de experiencia en el manejo de estas herramientas, lo cierto es que las PyMEs tienen la tarea de buscar aquellas soluciones tecnológicas que se adapten a lo que necesiten, que cuente con una interfaz fácil para el usuario y que además sea completo; es decir, que facilite todas aquellas tareas fundamentales para el buen manejo contable y administrativo. 

 

No es una tarea fácil pero con el equipo adecuado que cuente con ideas visionarias y estrategias bien fundamentadas para mejorar la empresa, tendrás resultados satisfactorios.