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¿Qué es un sistema contable en línea?

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Actualizado: octubre 6, 2021

Un sistema contable en línea es un programa alojado en la nube, otra forma de llamar a los sistemas alojados en internet, que ayuda a simplificar las tareas contables de una empresa tales como las declaraciones de impuestos, la administración de nóminas, el control de gastos e ingresos, la auditoría de información financiera, las presupuestaciones, análisis de cuentas, etcétera. 

La diferencia entre un sistema contable en línea y un sistema tradicional de escritorio es que el sistema en línea tiene la ventaja de operar desde cualquier lugar con conexión a internet, evitando así los problemas de conectividad, retrasos en las operaciones contables, dificultad de compartir información con otros usuarios o inoperatividad en caso de que el hardware o el sistema contable requiera de actualizaciones como sucede con los sistemas tradicionales. 

Características de los sistemas contables en línea

Un sistema contable en línea se caracteriza por:

  • Procesos rápidos de implementación. Debido a que no existe un software para instalar, una característica de un sistema contable en línea es que su proceso de implementación es más fácil para las empresas que, por ejemplo, cuentan con muchos trabajadores que necesitan utilizar el sistema o tienen su negocio en diferentes ubicaciones. Así, con el sistema contable en línea todos los colaboradores tienen acceso al sistema de forma fácil. 
  • Accesibilidad en cualquier lugar y en cualquier momento. Es decir, los colaboradores pueden trabajar de manera remota únicamente utilizando una conexión a internet. 
  • Bajos costos iniciales. Los sistemas contables en la nube se caracterizan por la ventaja de que la mayoría de sus usuarios tiene la posibilidad de pagar conforme sus necesidades de crecimiento o esparcimiento, además de que no necesita de instalación de actualizaciones o mantenimiento evitando los periodos de inactividad; los proveedores de este sistema contable en línea son los encargados principales de estas tareas. 
  • Seguridad y fiabilidad. Una de las principales preocupaciones de los negocios que aún no utilizan los sistemas en línea para llevar sus procesos contables, es la seguridad de su información que no está instalada ni controlada en sus computadoras personales. La característica de los sistemas contables en línea es que los proveedores de estos servicios cuentan con las herramientas que garantizan la seguridad de los datos. Algunos consejos para asegurarse que es seguro son:
    • Las copias de seguridad están disponibles. 
    • Tiene control de cifrado de datos para proteger la información.
    • El sistema cuenta con permisos de acceso. 
    • Cuenta con la capacidad suficiente para el almacenamiento de datos en caso de necesitar una copia de su información. 

Asegúrate que el sistema contable en línea cumpla con los estándares correctos para garantizar que los datos estén protegidos.

¿Por qué un sistema contable en línea es el futuro?

La razón por la que un sistema contable en línea es y seguirá siendo relevante es que el contexto actual de las operaciones de un negocio exige la toma de decisiones rápidas y para tomar decisiones inteligentes es necesario contar con la información suficiente, de manera rápida y procesada.