Tips para un manejo fiscal correcto de los viáticos

Publicado: 30 Oct 2019 Por: CONTPAQi

Los gastos de viaje o viáticos son deducibles cuando se utilizan para hospedaje, transporte, alimentación, uso temporal de automóviles y pago de kilometraje. Además, la Ley del Impuesto sobre la Renta, también especifica que para deducir dichas erogaciones tiene que existir una relación de trabajo o de prestación de servicios profesionales entre el contribuyente y la persona que los efectúa.

Por lo tanto, necesitas considerar varios factores para un manejo fiscal adecuado de viáticos y así mejorar tus procesos contables. Los tips más importantes y puntos a tener en cuenta son:

  • Se deben de respaldar los gastos con documentación comprobatoria.
    • Para los gastos realizados en territorio nacional necesitas obtener los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) y en el caso de que se eroguen en el extranjero necesitas documentos que incluyan los siguientes datos:
      • Nombre, denominación o razón social del extranjero que expide el comprobante
      • Número de identificación fiscal o equivalente
      • Domicilio
      • Lugar y fecha de expedición
      • Cantidad, unidad de medida y clase de bienes o servicios utilizados
      • Valor unitario e importe total
      • Impuestos
  • Existe un límite para la deducción.
    • Esto implica que los gastos de viaje tienen requisitos y no es posible deducirlos ilimitadamente por lo que debes de estar informado de los datos para comprobar y deducir eficientemente. 
    • Además, los límites cambian entre viáticos si corresponden a territorio nacional o al extranjero. Para el transporte no hay límite, en alimentación es hasta $750.00 MXN diarios si es nacional y para extranjero $1,500.00 MXN, el hospedaje nacional no tiene límite mientras que para el extranjero lo máximo son $3,850.00 MXN diarios y la renta de autos es hasta por $850.00 MXN diarios para ambos casos.
  • Timbrado
    • Todo capital monetario entregado a trabajadores por concepto de viáticos debe de reportarse en el recibo de nómina por lo que, desde 2017, los viáticos deben de timbrarse. 
    • Es obligación del patrón reportar en el recibo de nómina los viáticos en la recepción y al reporte como percepciones y deducciones, por lo tanto este comprobante debe de estar timbrado.
    • Esto no se cumple con el CFDI otorgado por un tercero para comprobar el gasto, sino que en total son tres documentos fiscales, de los cuales dos son responsabilidad del patrón.
  • Comprobación
    • Los contribuyentes deben proporcionar a los trabajadores una constancia y el comprobante fiscal digital que contenga el monto total de los viáticos de manera anual. No obstante, está obligación se puede cumplir con la entrega del CFDI de nómina a sus trabajadores, mientras que el comprobante manifieste toda la información sobre los viáticos.
    • Los viáticos se considerarán ingresos gravados para el trabajador en el caso de que: 
      • No estén comprobados
      • No reúnan los requisitos fiscales
      • Sean superiores a $15,000.00 MXN en un mismo ejercicio
      • Excedan del 20% total del monto entregado al trabajador.

En toda empresa que haga uso de viáticos se necesita tener un estricto control administrativo y fiscal para tener un proceso organizado, así como eficiente. De lo contrario, los registros contables se verán afectados y al no realizar un control efectivo probablemente no será posible deducir por completo los viáticos.

Topics: Gestión de tu empresa

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