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Lleva tecnología a tu empresa: ¿por dónde iniciar?

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Tiempo de lectura: 8.5 Minutos

Publicado: Dec 2, 2019 5:46:33 PM

Saber cuántas ventas se concretaron mes por mes, conocer cuáles son los clientes que más compran, mejor pagan y que dejan mayores utilidades; cumplir con obligaciones fiscales como la Facturación Electrónica, la Nómina Digital o la Contabilidad Electrónica; dar un seguimiento adecuado a las cuentas por cobrar y de este modo asegurar el ingreso de dinero; controlar las entradas y salidas si hay un manejo de inventarios o asegurar el suficiente flujo de efectivo para hacer los pagos a proveedores, salarios e impuestos son varias de las actividades (o procesos) esenciales para el manejo y subsistencia de un negocio.

Para atenderlas de forma más efectiva y eficiente, lo hemos dicho repetidamente en este blog: la tecnología es necesaria y muy importante.

Sin embargo, en la acción de sumar esta a la organización, y sobre todo aprovecharla al máximo, pueden existir huecos muy sensibles que a la larga afectarán negativamente. 

El no tener objetivos claros de qué se quiere lograr con la tecnología, así como no determinar por dónde comenzar en su implementación, podría traducirse en problemas de operación, de obtener y usar información confiables en los equipos de trabajo, mala atención y pérdida de clientes... En fin, una serie de problemáticas que limitarán el crecimiento de la empresa y, en casos más extremos, podrían ocasionar su  cierre.  

La digitalización (como hoy nombramos llevar la tecnología a nuestras empresas) puede traer consigo beneficios, no sólo económicos y de crecimiento; sino también de satisfacción laboral para empleados.

¿Por dónde empezar a digitalizarme? Guía de 3 etapas

A continuación, compartimos tres etapas para iniciar la digitalización de tu empresa. Estas se desprenden del estudio elaborado por CONTPAQi, empresa especializada en el desarrollo de software empresarial desde hace 35 años, titulado "Millennials: la generación digital".

Dicha investigación se llevó a cabo en Ciudad de México, Guadalajara y Monterrey; entrevistando a más de 263 empresas PyME. Los dueños, gerentes y directores de las organizaciones compartieron su experiencia de por dónde comenzar. Aquí te presentamos las tres etapas iniciales que podrán ayudarte, tomando en cuenta que también todo depende del giro y de la velocidad que la empresa desee llevar el proceso de digitalización.

Las 3 etapas proporcionan orden y una buena guía:

ETAPA 1, procesos a digitalizar:

  • Contabilidad
  • Facturación Electrónica
  • Nóminas

ETAPA 2, procesos a digitalizar:

  • Administración
  • Bancos
  • Inventarios

ETAPA 3, procesos a digitalizar:

  • Compras
  • Ventas

Ser consciente de los beneficios que conlleva y tomar la decisión, es el primer paso. A su vez,  deberás identificar los procesos críticos por dónde iniciar. Al mismo tiempo que evaluar la inversión a hacer, obtener asesoría, involucrar a los empleados y, sobre todo,  medir resultados.

Conociendo las 3 etapas de la digitalización

Generalmente, entre las primeras implementaciones tecnológicas que hacen las empresas, están relacionadas con las áreas / procesos contables, financieros y de facturación. En mucho, gobernados en estos tiempos por los cambios y obligaciones fiscales del Servicio de Administración Tributaria (SAT); como la emisión y recepción de comprobantes digitales (CFDI), y su posterior gestión y contabilización; cumplimiento de la Contabilidad Electrónica y Nómina Digital.

De gran importancia, la parte contable. Finalmente, los ingresos y gastos que hay en las empresas concluyen en la presentación, pago y deducción de impuestos, así como en generar reportes como estados de resultados y financieros para saber el estado del negocio.

La administración se presenta como segunda etapa y justamente está relacionada con el control de procesos como cuentas por cobrar que aseguran el ingreso de dinero para atender compromisos financieros (pago de proveedores, salarios o créditos [cuentas por pagar]); manejo del dinero en cuentas bancarias a fin de tener visión cómo se gestiona y gasta este; e inventarios. 

Las ventas y compras están en la tercera etapa. Esencial en una empresa saber cuánto y cómo vende, cómo dar seguimiento a clientes actuales y nuevos; qué producto vende más y genera más utilidades; cuáles son las zonas de mejores ventas; desempeño de sus agentes de venta; catálogo de clientes.

Las compras también requieren control con conocimiento de los proveedores: a quién le compro, a quién le debo, con qué frecuencia compro, etc.

Al atender las 3 etapas, toma en cuenta estos consejos finales:

  1. Infórmate de las opciones que tienes : tiempos y presupuestos.
  2. Acompáñate de un experto en el tema, que haga un trabajo consultivo para llevar a tu equipo de la mano en el proceso de cambio.
  3. Involúcrate e infórmate sobre sus beneficios: es un tema cultural de impacto.
  4. No lo hagas solo: tu equipo debe de estar convencido.

Para conocer el estudio completo de CONTPAQi, "Millennials: la generación digital", descarga el ebook haciendo clic aquí.

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