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Ventajas de automatizar procesos en tu empresa

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Tiempo de lectura: 6.1 Minutos

Publicado: May 21, 2019 2:42:41 PM

Sin duda la limpieza da seguridad y genera orden. Si de hacer crecer una compañía como Do it clean se trata, automatizar procesos fue la mejor forma que encontraron para mantener la limpieza en su administración: es decir, sin interferencias, malos entendidos, retrasos, ni errores humanos. ¿Cómo lo hicieron?

La empresa explica que esta franquicia de lavanderías y tintorerías ecológicas, después de consolidar su modelo de negocio, también tuvo la necesidad de ser más eficiente y rentable.

Pormenorizó que una de sus estrategias indirectas de negocio es una modalidad llamada “Tiendas venden tiendas”. Aquí inicia otro proceso de ventas a nivel macro, pues al inaugurar una sucursal, el servicio puede gustar tanto a un cliente, que éste puede volverse dueño de una franquicia y disfrutar de todos los beneficios que trae consigo.

Debido a esta y otras virtudes de negocio que posee la empresa, afirma que el número de sucursales aumentó 8.37% en un año, al pasar de 27 a 58.

El crecimiento trae consigo una necesidad de tener un mayor control en los movimientos y transacciones de todo tipo. ¿Cómo resolverlo? Mediante la automatización procesos, es decir, la ejecución automática de funciones que en un principio son manuales y repetitivas. Una de las formas más habituales de automatizar es mediante la implementación de software.  

La automatización permite una mejor gestión en áreas y tareas como las que hay en los puntos de venta. Por ejemplo, automatizar el proceso comercial para Do it clean significó desplazar las obsoletas fichas, monedas, tarjetas para usar sus servicios, por otras formas de pago, recordar descuentos y promociones para ampliar sus oportunidades venta.

Con ayuda de la automatización, esta tecnología también les permitió emitir comprobantes con todos los requerimientos fiscales e incluso integrar toda esa información inmediatamente para facilitar los procesos contables y administrativos.

Otras de las áreas que la compañía también considera importantes para la transformación digital de cualquier empresa son la comercial, financiera, contable, nóminas, etc.

Para todas estas áreas existen un sinnúmero de recursos para automatización de procesos como los software. Algunos ejemplos son:

  • Proceso comercial (administrativo): Estos sistemas son muy completos porque permiten integrar y analizar datos de ventas, facturación, compras, inventarios, cuentas por cobrar y por pagar. Muy importante este último punto debido a que el flujo de efectivo es vital para que las empresas se mantengan andando.
  • Contable: La automatización permite mantener en un sólo lugar todos los movimientos fiscales de tu empresa. Por ejemplo, puedes revisar la información de tus obligaciones fiscales antes de enviarlas a la autoridad. También te ayuda a facilitar el cumplimiento de la Contabilidad Electrónica y declaraciones de impuestos al integrar los datos generados por los sistemas de facturación.  
  • Nóminas: Porque el pago oportuno de los trabajadores es importante, estos sistemas te permiten agilizar procesos como cálculos de montos finales a partir de integrar las cuotas obrero-patronales, pago de impuestos, más las incidencias como horas extra, inasistencias, días feriados, etc, pues muchas veces tienen la capacidad de conectarse a un reloj checador y a las cuentas bancarias para hacer la dispersión correspondiente.

Cuando elijas un programa de nóminas revisa que además te permita cumplir con la obligación fiscal de timbrar los recibos de nómina digitales (Comprobante Fiscal Digital por Internet, CFDI), para cumplir con esta obligación fiscal.

Existen otros sistemas que también te permiten la automatización procesos, como:  

  • Bancarios: Con este sistema el dinero de tu empresa siempre está a la vista para una mejor organización en tus ingresos y egresos. De esta forma podrás proyectar tu flujo de efectivo, administrar, automatizar tus conciliaciones bancarias para tener un mejor panorama ante la toma decisiones. Una buena gestión de cuentas bancarias también te permite timbrar ilimitadamente los CFDI de tus retenciones y pagos.   
  • Facturación electrónica. Este es quizá uno de los más importantes dentro de los procesos de ventas, administrativo y fiscal de una compañía, pues actualmente los controles financieros y fiscales son digitales, precisamente para ayudar a las empresas  monitorear sus finanzas y cumplir con sus obligaciones fiscales. Por ejemplo, la función más importante de este tipo de programas es la automatización en los procesos de emisión, timbrado y recepción de los CFDI (facturas electrónicas), con todos los requerimientos fiscales y sobre todo, actualizaciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

    Capacita y forma fuerza ventas capaz de utilizar esta tecnología para emitir los comprobantes pertinentes.
  • XML en línea. Te ayuda a simplificar uno de los procesos del SAT: la descarga de los archivos XML. Manualmente y accediendo al SAT esto se hace uno por uno; sin embargo, esta aplicación permite automatizar este paso al descargar todos en una sola oportunidad y puedes tener descargas ilimitadas.
  • Control de gastos. Sin duda la gestión en las entradas y salidas de dinero dentro de las empresas es un tema delicado. Para ello existen soluciones que permiten a los negocios tener una mejor organización de estos y que pueden conectarse con tarjetas bancarias o monederos electrónicos para tener un control preciso de lo que se gasta y evitar poner en riesgo las finanzas de la empresa.

Automatizar procesos, más allá de lo administrativo

Otras de las áreas más importantes en las empresas, sin importar su tamaño, tienen que ver con la atención a clientes, proveeduría, materias primas e inventario.

En este sentido existen distintas soluciones como:

  • CRM. Estos programas permiten automatizar el seguimiento de los prospectos para convertirlos en clientes, generar información para fidelizarlos, además de ofrecerles una buena atención postventa. Todo esto funciona mediante un sistema de registro de llamadas, recordatorios, envío de correos y respuestas automatizadas, entre otros atributos. Todas estas operaciones y datos se sincronizan con otros sistemas como los aplicables a puntos de ventas o facturación electrónica.
  • Producción. Optimizar los recursos es una de las máximas de toda buena empresa. Con esta herramienta facilitarás el control de tus órdenes de producción, calcularás la capacidad instalada de una planta y equipo (si es que te dedicas al sector manufacturero) para generar un buen plan de producción, administrarás de mejor forma tus inventarios, podrás contar con información para estimar y cuidar costos que te aseguren rentabilidad.

Para Do it clean otra de las principales ventajas automatizar sus procesos fue finalizar sus actividades más rápido para tener tiempo libre.

Gracias a la automatización, han conseguido tener una mayor calidad de vida al no hacer ya actividades a mano y re-trabajos.

Así como Do it clean, haz que tus procesos negocio den un salto hacia la automatización procesos para dar un mejor servicio, crecer y ser una buena oportunidad en todos los sentidos.

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