Ventajas de implementar un sistema de control administrativo

Publicado: 8 Apr 2019 Por: CONTPAQi

Mejorar las ventas de tu negocio, emitir Facturas Electrónicas (CFDI), conocer mejor a tus clientes y tus proveedores, facilitar el control de tus compras, gastos, inventarios, costos y cobranza es posible si recurres a un sistema de control administrativo.

Este tipo de sistemas ayudan a las empresas a tener un monitoreo de las distintas áreas para dar seguimiento a sus objetivos y para hacer más eficiente la operación, de acuerdo con su estrategia de negocio. ¿Te imaginas tener integrados los procesos de compra, ventas, facturación e inventarios?

Al tener integrados todos los módulos, tienes la posibilidad de contar con la información actualizada en tiempo real con gráficas y estadísticas que podrás tener a la mano en el momento que los involucrados en tu empresa lo requieran para tomar alguna decisión.

Beneficios de un sistema de control administrativo

Entre las ventajas de implementar un sistema de control administrativo están las siguientes:

-Impulsa las ventas de tu negocio. Al tener un control de la existencia de tus productos y tus inventarios, tienes la posibilidad de atender pedidos oportunamente: sabes exactamente lo que tienes y cumples con los pedidos o demanda de tus clientes. Asimismo, esta información se puede integrar a otros sistemas, como un CRM, para crear un seguimiento más óptimo de prospectos y fortalecer la comunicación con clientes.

Ayuda a gestionar el ciclo comercial al facilitar la elaboración de cotizaciones, notas de venta, pedidos y facturas e impulsa el proceso de las cuentas por cobrar generando automáticamente una mayor eficiencia en las Ventas.

-Facilita la emisión y recepción de CFDI. De esta forma cumples con la obligación de facturas electrónicas con las nuevas disposiciones oficiales. El software facilita el flujo de tu negocio en cuanto ventas, pago de facturas e ingresos y también puedes emitir notas de cargo, recibos de honorarios y cartas porte.

Tienes certidumbre en la emisión de facturas electrónicas, porque podrás generarlas en la versión 3.3 y de este modo asegurar que atiendes los requisitos del Servicio de Administración Tributaria (SAT): tus facturas son válidas para soportar tus actividades comerciales y, una vez que las lleves a la Contabilidad, asegurar su deducibilidad.

También cuentas con la opción de solicitar, rechazar o aprobar solicitudes de cancelación de CFDI; una de las más recientes disposiciones del SAT. Además de emitir y recibir el Recibo Electrónico de Pagos (REP) y puedes visualizar las facturas antes de emitirlas para corregir posibles errores u omisiones.

- Conoces mejor a tus clientes y proveedores, puedes registrar, para su control, toda la actividad comercial que tienes con ellos, pues mediante un catálogo puedes capturar sus datos y agilizar su facturación, así como conocer la información clave como actividades que se tienen.

Tienes un mejor control de las cuentas por cobrar y estados de cuenta para conocer y determinar patrones de pago; puedes clasificar a tus clientes por ciudad, ejecutivo de cuenta, nivel de ventas y cotizaciones. De este modo, generas reportes que ayuden al análisis de las acciones con clientes y proveedores, analizar su comportamiento y generar ofertas a su medida.

Puedes consultar el estado de la cartera de tus clientes para establecer acciones de cobranza, ya sea por cliente a nivel individual o grupal, así como avisos de liquidación de facturas.

- Facilita el control de tus gastos, al tener la visibilidad de tus recursos financieros, gastos por comprobar y gastos e intereses financieros.

-El software te ayuda a agilizar la consulta de tu información comercial con una búsqueda rápida y generación de vistas tomando en cuenta criterios y filtros para agilizar la consulta de información, brindando todos los elementos necesarios para crear reportes con el objetivo de realizar el análisis estratégico.

Desventajas de no contar con un sistema de control administrativo

  • Las áreas de ventas, administrativas y contables carecen de la información precisa para la toma de decisiones y falta de un seguimiento oportuno a cuestiones pendientes como el pago a proveedores u obligaciones financieras.
  • Incremento en los gastos como en el inventario, en caso de no conocer las cifras correctas.
  • Excesos de procesos para recabar los datos que se requieren a la hora de analizar el estatus del negocio.
  • Incumplir con las obligaciones fiscales como la facturación electrónica, por no tener a tiempo la documentación y requerida.
  • También se pueden perder oportunidades de desarrollar nuevos negocios por no contar con la información que apoye el diseño de estrategias.

Software para llevar a tu empresa a otro nivel

Entre los beneficios que ofrece un software administrativo es ayudar a tu empresa a crecer. Tomemos como ejemplo el caso de Conduzinc, en donde Alberto Ontiveros funge como Director General.

Él comparte que este tipo de programas ha impulsado a la compañía a llevar su proceso administrativo de una manera eficiente, al contar con la información oportuna para la mejor toma de decisiones a tiempo.

Con el apoyo de este software, la compañía logró incursionar en los mercados internacionales desde el año 2016, vendiendo su producto en Estados Unidos a empresas petroleras, también tienen presencia en la región desde Argentina hasta Canadá.

Una de las ventajas que este software ha brindado al negocio es mejorar la calidad de vida de las personas que laboran ahí.

Alberto considera que el factor humano es la mayor fortaleza de la empresa, por ello, la calidad de vida de sus colabores es indispensable. El software administrativo ha logrado que “nuestras agendas sean más compactas y hace que me sobre tiempo para pasarlo con la familia, hacer lo que nos gusta” y cumplir con las agendas personales.

Prácticas administrativas para mejorar el funcionamiento de una empresa

En el estudio Prácticas administrativas que promueven la innovación de las empresas realizado por Redalyc, sintetiza esos elementos en tres:

  • Las prácticas administrativas
  • La cultura organizacional
  • La estructura de la empresa

¿Qué debes tomar en cuenta para llevar a tu negocio a otro nivel?

  1. Establecer objetivos específicos que enfoque los esfuerzos de la compañía. Estos objetivos pueden ser financieros o estratégicos. Los primeros permiten medir el desempeño y los segundos dan una visión a futuro de lo que la empresa quiere lograr.
  2. Tener claro el enfoque del mercado. Es importante detectar en qué posición está tu empresa dentro de la industria a la que perteneces y conocer a tu competencia.
  3. Contar con una estrategia competitiva que considere un entorno global. Las compañías que se arriesgan a participar en los mercados globales tienden a tener más éxito.
  4. Mantener la atención al cliente. Crear clientes reales es una parte de la innovación de las empresas.

¿Cómo elegir un software administrativo?

-El precio. Debes tomar en cuenta la inversión que deberás realizar y analizar si los beneficios del software en cuanto a la optimización de procesos, actividades, generación de información y cumplimiento de obligaciones fiscales valen la pena para tu negocio.

-Adaptabilidad a tu empresa. Si eres una Pyme, requieres un sistema que te ayude a controlar ciertos procesos como ventas, clientes, proveedores, cobranza y facturación electrónica. No obstante, necesitas un software que se adapte a tu crecimiento y que tenga las funciones que acompañen ese camino a la consolidación.

-El software debe estar actualizado a las últimas disposiciones oficiales establecidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), como la versión 3.3 de la Factura Electrónica, Cancelación de CFDI con aceptación del receptor y emisión del Recibo Electrónico de Pagos (REP).

-Servicio de timbrado ilimitado para CFDI. Elige un sistema que en la facturación electrónica te permita la emisión de comprobantes con folios fiscales (timbrado) ilimitados. Esto ayudará a reducir gastos, porque muchos proveedores de software incluyen este servicio como adicional al no contar con la autorización por parte del SAT para ser un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación).

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Topics: Gestión de tu empresa

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